Informujemy, że na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych pojawiła się informacja o tym, że Prezes UODO zwrócił się do Ministra Sprawiedliwości, z prośbą o zainicjowanie zmian przepisów ustawy o ochronie małoletnich (tzw. „ustawy Kamilka”) pod kątem dostosowania ich do zasad ochrony danych osobowych.
Prezes UODO zwrócił uwagę na liczne niejasności i braki w ustawie, a wśród nich m. in. na kwestię weryfikacji pracownika w rejestrze karnym i rejestrze przestępstw na tle seksualnym. Prezes UODO zauważa na tym tle następujące problemy i formułuje następujące postulaty:
- Wątpliwości PUODO budzi krąg podmiotów zobowiązanych do weryfikacji informacji dotyczącej karalności, a to wszystko z powodu sformułowania przepisu art. 21 ust. 1 ustawy – co do tego, że to „na pracodawcy lub innym organizatorze działalności” ciążą obowiązki określone w ustawie. Wskazuje to więc na otwarty katalog osób, a dodatkowo łącznik „lub” utrudnia określenie osób, na których ciążą obowiązki w tym zakresie. Prezes UODO otrzymuje liczne zapytania i zgłaszane są mu wątpliwości w zakresie tego, kto powinien dokonywać weryfikacji. Prezes UODO wskazuje, że nawet jeśli intencją ustawodawcy było zapewnienie szerokiej ochrony, to nie można jednocześnie przyjąć, że pozyskiwanie danych służących weryfikacji pracowników / wykonawców działalności we wskazanym celu, może odbywać się przez nieograniczoną liczbę podmiotów.
W związku z powyższym Prezes UODO postuluje, aby regulacje nakładające obowiązki na podmioty organizujące pracę z dziećmi zostały doprecyzowane w ten sposób, aby nie budziło wątpliwości administratorów danych, że jedynie podmioty bezpośrednio zobowiązane do wprowadzenia i przestrzegania standardów ochrony małoletnich, mogły pozyskiwać dane dotyczące karalności osób zatrudnianych. PUODO przypomina również o tym, że porozumienia zawierane pomiędzy takimi podmiotami nie mogą zastępować norm prawnych ani tworzyć nie wynikających z nich nowych kompetencji.
- W wystąpieniu PUODO czytamy również: „Przetwarzanie danych osobowych na podstawie art. 21 ustawy, w celu zapewnienia ochrony małoletnich nie powinno odbywać się przy okazji każdej pracy czy działalności dotyczącej dzieci, a jedynie tej, która wynika z zakresu obowiązków pracownika. Tymczasem, aktualne brzmienie przepisu w zakresie w jakim odnosi się do określenia rodzaju pracy czy rodzaju działalności związanej z dziećmi budzi wskazane wątpliwości interpretacyjne. Wątpliwości dotyczą pojęcia „innej działalności”, której wykonywanie wiąże się z nałożeniem obowiązków wskazanych w ustawie. W szczególności wątpliwości dotyczą osób okresowo przebywających i pracujących z dziećmi, czy też osób mających incydentalny kontakt z małoletnim (np. sekretarka medyczna, salowa). Ustawa nie określa, czy i jak ma wyglądać weryfikacja pracowników w trakcie zatrudnienia, a także tych, którzy byli już zatrudnieni przed wejściem przepisów ustawy rozszerzającej krąg działalności dotyczącej pracy z dziećmi i podlegającej sprawdzaniu. Określenie precyzyjnych norm prawnych dotyczących konkretnego momentu dokonywania weryfikacji niekaralności pracownika przez pracodawcę jest natomiast – zdaniem PUODO – niezwykle istotne, gdyż wiąże się z częstotliwością pozyskiwania danych z rejestrów publicznych. Z brzmienia przepisu, a także dotychczasowej interpretacji, wynika, że intencją ustawodawcy było objęcie szerokiego zakresu działalności dotyczącej pracy z dziećmi związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi. Wskazuje się przy tym, że przepis ten należy interpretować w odniesieniu do rzeczywistych obowiązków wykonywanych przez pracowników.”
W związku z powyższymi wątpliwościami, Prezes UODO uważa, że należy doprecyzować przepisy ustawy, np. poprzez wskazanie konieczności badania zakresu obowiązków, czy też dookreślenie przesłanki wykonywania działalności do bezpośrednich i regularnych kontaktów z dziećmi, tak aby odpowiadały one celowi ustawy, czyli zapewnieniu ochrony małoletnim.
PUODO podkreśla jednocześnie, że „aktualnie za niezgodne z celem ustawy należy uznać pozyskiwanie danych osobowych na temat karalności bez powiązania tego obowiązku z koniecznością zagwarantowania bezpieczeństwa dzieci, tj. przetwarzania „na wszelki wypadek”, podczas wykonywania każdej działalności w szkole, w szpitalu czy w hotelu.”
- Prezes UODO postuluje rozważenie zmiany przepisów ustawy w ten sposób, by ograniczyć pozyskiwanie danych do informacji o karalności za czyny, które bezpośrednio mają wpływ na ryzyka dla osób małoletnich.
- W przypadku osób, co do których pracodawca nie wie, czy sprawdzać ich karalność (ze względu na zadania, jakie wykonują w organizacji), Prezes UODO zauważa kolejny problem. Bowiem wytyczne, do których odsyła ustawa, w niedopuszczalny sposób z punktu widzenia RODO zakładają, że „w sytuacji jakichkolwiek wątpliwości pracodawca zawsze może poprosić pracowników, którzy nie zajmują się bezpośrednio pracą z dziećmi, ale mogą mieć z nimi pośredni kontakt, do podpisania dobrowolnych oświadczeń o niekaralności i dołączyć je do akt osobowych” (strona 12 wytycznych dotyczących obiektów oferujących miejsca noclegowe). Tymczasem, żądanie informacji w szerszym zakresie, „na przyszłość”, powoduje nieuzasadnione i nadmiarowe przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych.
- Przepisy ustawy nie wskazują okresu retencji danych przetwarzanych przez administratorów dla realizacji celów wynikających z ustawy – czyli nie określają czasu przez jaki mogą być przetwarzane. Ustawa nie określa, co się stanie np. w sytuacji, gdy na potrzeby rekrutacji pracodawca zbierze wymagane dane, ale do współpracy z daną osobą nie dojdzie. Prezes UODO postuluje o uregulowanie również tej kwestii.