Szanowni Państwo,
5 listopada 2026 r. wejdą w życie bardzo istotne zmiany Kodeksu pracy dotyczące mobbingu, dyskryminacji i innych niepożądanych zachowań w miejscu pracy.
Nowelizacja upraszcza definicję mobbingu, rozszerza katalog zachowań mogących stanowić jego przejaw oraz wzmacnia obowiązki pracodawców w zakresie zapobiegania i reagowania na niepożądane zachowania.
Dla pracodawców oznacza to konieczność zweryfikowania nie tylko obowiązujących procedur, ale również całej praktyki funkcjonowania organizacji w tym zakresie.
1. Nowa definicja mobbingu, która zmienia dotychczasowe utarte schematy oceny.
Od 5 listopada 2026 r. mobbing będzie oznaczał zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika.
Nowe przepisy przede wszystkim:
- upraszczają definicję mobbingu i odchodzą od dotychczasowego wymogu wykazania długotrwałości zachowań;
- wskazują, że mobbing może polegać na powtarzających się, nawracających lub stałych zachowaniach polegających na uporczywym nękaniu pracownika;
- wyraźnie wskazują przykładowe zachowania, które mogą stanowić mobbing, w tym poniżanie, zastraszanie, izolowanie czy zaniżanie oceny przydatności zawodowej pracownika;
- obejmują odpowiedzialnością również osoby, które nakazują lub zachęcają do określonych zachowań;
- podkreślają znaczenie działań prewencyjnych podejmowanych przez pracodawcę;
- zwiększają znaczenie dokumentowania działań podejmowanych przez organizację w celu zapobiegania mobbingowi i reagowania na jego sygnały.
Jednocześnie nie każde niewłaściwe, jednorazowe czy konfliktowe zachowanie będzie automatycznie stanowiło mobbing. Ocena konkretnej sytuacji nadal będzie wymagała uwzględnienia jej charakteru, częstotliwości, kontekstu oraz sposobu oddziaływania na pracownika.
2. Pracodawca, aby zostać ocenionym jako przeciwdziałający mobbingowi powinien stworzyć realny system takiego przeciwdziałania.
Nowe regulacje wzmacniają znaczenie realnego, aktywnego i stałego przeciwdziałania niepożądanym zachowaniom w miejscu pracy. W praktyce oznacza to konieczność wykazania nie tylko, że pracodawca posiada odpowiednie dokumenty, ale również że system przeciwdziałania i reagowania rzeczywiście funkcjonuje.
Dla oceny, czy pracodawca prawidłowo realizuje swoje obowiązki, znaczenie będą miały m.in.:
- rzeczywiście funkcjonujące procedury,
- szkolenia pracowników i kadry zarządzającej,
- komunikowanie obowiązujących standardów,
- dostępne i bezpieczne kanały zgłaszania nieprawidłowości,
- reakcja na zgłaszane sygnały,
- dokumentowanie podejmowanych działań,
- monitoring sytuacji w organizacji,
- okresowa ocena skuteczności przyjętych rozwiązań.
Samo posiadanie procedury antymobbingowej nie będzie wystarczające. Pracodawca powinien być w stanie wykazać, że przyjęte rozwiązania rzeczywiście funkcjonują, prowadzi działania prewencyjne, szkoleniowe i monitorujące oraz odpowiednio reaguje na zgłoszenia.
3. Kiedy wzrasta ryzyko zaistnienia w środowisku pracy mobbingu ?
Ryzyko wystąpienia zachowań niepożądanych nie zawsze wynika z jednego incydentu czy zachowania konkretnej osoby.
Sprzyjać mu mogą również problemy organizacyjne, takie jak:
- niejasny podział obowiązków i odpowiedzialności,
- brak jasnych oczekiwań wobec pracowników,
- chaos organizacyjny,
- błędy komunikacyjne,
- brak konsekwencji w egzekwowaniu zasad,
- nieprawidłowe zarządzanie konfliktami,
- nadmiernie sztywny sposób zarządzania.
4. Jakie działania pracodawca może i powinien podejmować, aby skutecznie przeciwdziałać mobbingowi?
Skuteczne przeciwdziałanie mobbingowi wymaga połączenia odpowiednich regulacji wewnętrznych z konkretnymi działaniami organizacyjnymi, edukacyjnymi i kontrolnymi. Istotne jest nie tylko reagowanie na zgłoszone przypadki, ale również o zapobieganie sytuacjom, które mogą sprzyjać powstawaniu niepożądanych zachowań.
W praktyce rekomendujemy w szczególności:
- ustanowienie jasnych standardów zachowania – określenie, jakie zachowania są niedopuszczalne w miejscu pracy, w tym w relacjach między pracownikami, a także pomiędzy przełożonymi i podwładnymi. Standardy powinny obejmować również sposób komunikowania poleceń, przekazywania informacji zwrotnej, krytyki i uwag dotyczących jakości pracy.
- wdrożenie przejrzystej procedury antymobbingowej – procedura powinna określać sposób zgłaszania niepożądanych zachowań, zasady rozpatrywania zgłoszeń, osoby odpowiedzialne za prowadzenie postępowań oraz sposób dokumentowania ustaleń i podejmowanych działań. Istotne jest zapewnienie poufności oraz bezstronności.
- zapewnienie rzeczywistych i bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości – pracownik powinien wiedzieć, do kogo może zwrócić się z problemem, również wtedy, gdy dotyczy on jego bezpośredniego przełożonego. Warto zapewnić więcej niż jedną możliwość zgłoszenia, tak aby pracownik nie był uzależniony od kontaktu z osobą, której zachowanie budzi zastrzeżenia.
- szkolenie kadry zarządzającej i pracowników – szczególne znaczenie mają szkolenia dla osób zarządzających zespołami, które powinny umieć rozpoznawać pierwsze sygnały mobbingu, właściwie prowadzić trudne rozmowy, egzekwować obowiązki bez naruszania godności pracowników oraz reagować na konflikty i zgłoszenia. Pracownicy powinni natomiast znać obowiązujące standardy i dostępne sposoby uzyskania pomocy.
- szybkie i adekwatne reagowanie na sygnały o niepożądanych zachowaniach- każdy sygnał wymagający wyjaśnienia powinien zostać oceniony, a w razie potrzeby podjęte powinny zostać odpowiednie czynności, w tym rozmowy wyjaśniające, postępowanie wewnętrzne lub działania organizacyjne. Brak formalnej skargi nie powinien automatycznie oznaczać braku reakcji, jeżeli pracodawca uzyskał wiarygodne informacje o możliwych nieprawidłowościach.
- dokumentowanie podejmowanych działań – warto utrwalać nie tylko zgłoszenia i wyniki postępowań wyjaśniających, ale również przeprowadzone szkolenia oraz działania informacyjne. Dokumentacja powinna pozwalać wykazać, że pracodawca podejmował rzeczywiste działania prewencyjne i odpowiednio reagował na zidentyfikowane problemy.
- monitorowanie atmosfery i relacji w zespołach – pomocne mogą być okresowe ankiety, rozmowy z pracownikami, analiza powtarzających się konfliktów, skarg, rotacji i absencji oraz ocena sposobu zarządzania zespołami. Wyniki takiego monitoringu powinny prowadzić do konkretnych działań naprawczych, jeżeli ujawnią obszary ryzyka.
- wyciąganie konsekwencji i weryfikowanie skuteczności wdrożonych rozwiązań -w przypadku potwierdzenia nieprawidłowości pracodawca powinien podjąć działania adekwatne do ustaleń, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa pracy. Należy również sprawdzić, czy zastosowane środki przyniosły oczekiwany efekt i czy podobne sytuacje nie powtarzają się w przyszłości.
Kluczowe jest to, aby działania te miały charakter rzeczywisty, systematyczny i dostosowany do specyfiki organizacji. Dopiero połączenie jasnych zasad, odpowiedniego przygotowania kadry, sprawnego systemu zgłoszeń, rzetelnego wyjaśniania problemów i regularnej oceny skuteczności przyjętych rozwiązań pozwala budować środowisko pracy wolne od niepożądanych zachowań.
5. Roszczenia pracownika i ryzyka dla pracodawcy
Nowe regulacje zwiększają również znaczenie ryzyka finansowego związanego z mobbingiem.
Pracownik może dochodzić m.in. odszkodowania oraz zadośćuczynienia za doznaną krzywdę. Minimalna wysokość zadośćuczynienia została określona na poziomie sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Ryzyko dla pracodawcy obejmuje jednak nie tylko koszty postępowania. Należy uwzględnić również potencjalną kontrolę PIP, rotację pracowników, absencję, pogorszenie relacji w zespołach oraz ryzyko reputacyjne.
Nowelizacja przewiduje jednak możliwość uwolnienia pracodawcy od odpowiedzialności za mobbing, jeżeli wykaże on, że aktywnie i stale przeciwdziałał mobbingowi w sposób skuteczny. Oznacza to, że dla oceny sytuacji istotne będą nie tylko same dokumenty, lecz także rzeczywiste działania pracodawcy. Znaczenie mogą mieć w szczególności procedury i regulacje wewnętrzne, szkolenia, działania informacyjne, funkcjonujący system zgłaszania nieprawidłowości, szybka reakcja na zgłoszenia, dokumentowanie podejmowanych działań, monitoring i okresowa ocena skuteczności systemu.
6. Co rekomendujemy pracodawcom?
Przed wejściem nowych w szczególności warto/należy:
- Przejrzeć obowiązujące procedury – zweryfikować regulaminy, polityki i procedury dotyczące mobbingu, dyskryminacji i innych niepożądanych zachowań.
- Zweryfikować praktyki – sprawdzić, jak w organizacji faktycznie reaguje się na konflikty, skargi i sygnały o nieprawidłowościach.
- Uporządkować system zgłoszeń – określić, gdzie pracownik może zgłosić problem, kto przyjmuje zgłoszenie i kto podejmuje decyzję o dalszych działaniach.
- Przeszkolić kadrę zarządzającą i HR – szkolenia powinny obejmować m.in. standard komunikacji, przekazywanie feedbacku, prowadzenie rozmów dyscyplinujących oraz reagowanie na pierwsze sygnały konfliktu.
- Wprowadzić standard dokumentowania – należy zapewnić możliwość wykazania, jakie działania zostały podjęte po otrzymaniu informacji o potencjalnych nieprawidłowościach.
- Zaplanować regularny monitoring – system powinien być okresowo oceniany i aktualizowany, tak aby możliwe było wykazanie jego rzeczywistego funkcjonowania.
Rekomendujemy, aby jeszcze przed pełnym wdrożeniem nowych regulacji pracodawcy dokonali przeglądu obecnych rozwiązań.
TERMINY
5 listopada 2026 r. – wejście w życie nowych regulacji.
5 maja 2027 r. – termin na dostosowanie regulacji wewnętrznych tj. dostosowanie regulaminu pracy do nowych wymagań albo wydanie odrębnego regulaminu określającego reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi.
| Uwaga – Przesunięcie terminu na dostosowanie/wprowadzenie nowych regulaminów nie oznacza przesunięcia obowiązku przeciwdziałania mobbingowi od tej daty, a więc im szybciej proces zostanie zakończony tym wcześniej pracodawca będzie mógł skutecznie realizować swoje obowiązki !!! |