Odpowiedź na pytanie, jakie dane osobowe mogą być przetwarzane w dokumentacji pracowniczej, w tym w aktach osobowych, znajduje się w przepisach Kodeksu pracy oraz w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca żąda od kandydata do zatrudnienia m.in. informacji dotyczących kwalifikacji zawodowych. Niemniej jednak udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Z drugiej strony przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazują, że pracodawca przechowuje
w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika.
Przepisy nie odnoszą się do możliwości przechowywania w aktach osobowych kopii takich dokumentów jak prawo jazdy pracowników, którzy będą je wykorzystywać w procesie pracy
– prowadząc pojazdy samochodowe. Dodatkowo przepisy o dokumentach publicznych co do zasady zakazują wykonywania kopii dokumentów takich jak dowód osobisty, paszport, prawo jazdy.
Z tego względu rekomendowanym rozwiązaniem będzie rezygnacja z przechowywania
w aktach osobowych kopii prawa jazdy pracownika. Zamiast tego pracodawca powinien ograniczyć się do zażądania takiego dokumentu do wglądu, z potwierdzeniem w formie oświadczenia, że dana osoba legitymuje się ważnym prawem jazdy.
W razie wątpliwości, pozostajemy do dyspozycji.
Zespół Kancelarii Kulczycki, Puławska s. c.