W niniejszym newsletterze chcemy Państwu przybliżyć temat e – doręczeń oraz obowiązku posiadania adresów do e-doręczeń przez przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz KRS.
E-doręczenia (rejestrowane doręczenie elektroniczne) jest to elektroniczna forma listu poleconego wysyłanego za potwierdzeniem odbioru. Podstawą prawną wprowadzenia e-doręczeń są: rozporządzenie Unii Europejskiej eIDAS oraz ustawa z 18 listopada 2024 roku o doręczeniach elektronicznych (UoDE).
Rozporządzenie eIDAS ma na celu ułatwienie bezpiecznych transakcji transgranicznych poprzez ustanowienie ram dla tożsamości cyfrowej i uwierzytelniania cyfrowego. Zaś celem jest budowanie zaufania do interakcji elektronicznych i promowanie płynnych usług cyfrowych w UE.
Tak jak już to zostało zasygnalizowane na wstępie e-doręczenia jest to usługa cyfrowa, która ma zastąpić tradycyjnie listy polecone (wymieniane pomiędzy przedsiębiorcą a podmiotem publicznym – urzędem). Dokładniej rzecz ujmując e – doręczenia będą elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego wysyłanego za potwierdzeniem odbioru, który usprawni oficjalną komunikację z urzędami a jednocześnie będzie bezpieczny i wygodny.
Użytkownicy e – doręczeń muszą posiadać adres doręczeń elektronicznych (ADE). Należy podkreślić, że ADE nie jest adresem e-mail. Należy również zwrócić uwagę na właściwości adresu do e-doręczeń, zgodnie z którymi:
a) jest on indywidualny – oznacza to, że jest przypisany do danego użytkownika,
b) umożliwia on jednoznaczną identyfikację nadawcy jak i adresata,
c) nie może on zmienić właściciela.
Każdy adres do e-doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
Wdrażanie e – doręczeń dla przedsiębiorców jest kilkuetapowe i zależne od tego kiedy działalność była założona lub zmodyfikowana jak i w jakim rejestrze jest ona wpisana – CEIDG czy KRS. W związku z powyższym terminy na wdrożenie e – doręczeń wyglądając następująco:
a) firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-doręczeń podczas rejestracji;
b) firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-doręczeń od 1 października 2026 roku;
c) firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
W większości przypadków znaczenie będzie miał dzień, kiedy dokonano wpisu adresu do
e-doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).
Aby prawidłowo założyć adres e-doręczeń należy:
- wybrać odpowiedni wniosek o adres i skrzynkę do e-doręczeń korzystając z linku – https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen;
- wypełnić wniosek, w tym:
a) dołączyć dokument potwierdzający reprezentację lub pełnomocnictwo podmiotu (należy upewnić się, że plik pełnomocnictwa jest podpisany elektronicznie);
b) dołączyć potwierdzenie opłaty skarbowej od pełnomocnictwa;
c) wskazać administratora, który będzie zarządzał skrzynką do e-doręczeń (należy podać jej dane oraz adres e-mail), istnieje możliwość wskazania więcej niż jednego administratora e-doręczeń; - sprawdzić wniosek a następnie go podpisać elektronicznie (profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany).
Potwierdzenie złożenia wniosku jest wysyłane na adresy e-mail wskazanych we wniosku administratorów.
Adres e-doręczeń można założyć również u prywatnego dostawcy, jednak należy pamiętać wtedy o złożeniu wniosku o dodanie adresu do BAE. W sytuacji złożenia wniosku przy użyciu wskazanego powyżej linku minister cyfryzacji wpisze adres do e-doręczeń do bazy BAE.
Dodatkowym obowiązkiem spoczywającym na przedsiębiorcy, który jest wpisany do KRS jest obowiązek wyznaczenia administratora skrzynki. Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG wyznaczenie administratora jest fakultatywne.
Operatorem publicznym, który został wyznaczony jest Poczta Polska. Jednakże podmioty, które są zobowiązane do posiadania skrzynki do e-doręczeń mają możliwość skorzystania z rozwiązań komercyjnych, którymi aktualnie są Autenti sp. z o.o., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. (PWPW) oraz Asseco Data Systems S.A. Niezależnie od dokonanego wyboru, z e-doręczeń będzie można skorzystać zarówno w kontaktach z administracją publiczną, jak i komercyjnie, pomiędzy podmiotami prywatnymi. Różnica polega na tym, że do kontaktu pomiędzy podmiotami prywatnymi w przypadku Poczty Polskiej będzie konieczne uruchomienie dodatkowej kwalifikowanej usługi doręczenia elektronicznego (KURDE).
Co do zasady korzystanie z e-doręczeń będzie bezpłatne w ramach kierowania korespondencji:
a) przez obywateli i firmy do podmiotów publicznych oraz
b) pomiędzy podmiotami publicznymi.
Podmioty publiczne będą ponosić opłaty za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm oraz innych instytucji niepublicznych. Zaś obywatele a także firmy będą ponosić koszty wysyłanej korespondencji, w sytuacji gdy nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny.
Z e-doręczeń będzie można korzystać przez:
a) skrzynkę e-doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl;
b) skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl;
c) system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-doręczeniami;
d) aplikacje firm dostarczających usługę e-doręczeń.
Każdy adres do e-doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie:
AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, gdzie:
AE – to skrót od adres elektroniczny
PL – kod kraju w standardzie ISO 3166 (w tym przykładzie Polski)
X – cyfry
Y – litery
Z – cyfry sumy kontrolnej.
Przykładowy adres: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12
Odnosząc się bardziej szczegółowo do osoby administratora skrzynki doręczeń nie jest sprecyzowane jakie dana osoba powinna zajmować stanowisko u przedsiębiorcy. Należy pamiętać, iż taka osoba musi mieć prawo wglądu do korespondencji danego podmiotu i być uprawniona do zarządzania dostępem do tej korespondencji. Jedna skrzynka może mieć wielu administratorów. Wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń umożliwia wskazanie więcej niż jednego administratora jednocześnie. Administratora można wielokrotnie zmieniać.
W razie pytań pozostajemy do dyspozycji.
Zespół Kancelarii Kulczycki, Puławska s.c.