Publiczny rejestr zawierający informacje o stanie prawnym nieruchomości tworzą księgi wieczyste nieruchomości. Księgi wieczyste stanowią swego rodzaju jej identyfikator, który umożliwia ustalenie m.in. takich informacji jakszczegółowe dane nieruchomości, osobę właścicielaczy też informacje o jej ewentualnych obciążeniach.
Co do zasady każda nieruchomość w Polsce powinna mieć założoną księgę wieczystą, nie mniej jednak nie zawsze tak jest. Wynikać to może na przykład z tego, że grunt, na którympostawiono budynek, nie posiada uregulowanego statusu prawnego. W większości wypadków dotyczy to budynków budowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe w latach 60 i 70 ubiegłego stulecia.
Jawność to jedna z zasad głównych dotyczących ksiąg wieczystych. Gwarantuje ona swobodny dostęp do tych dokumentów. Oznacza ona, iż każdy ma możliwość sprawdzenia, czy dananieruchomość ma założoną księgę wieczystą. Ustalenia takiego można dokonać na podstawie adresu lub numeru działki.
Księgi wieczyste nieruchomości prowadzone są przez sądy rejonowe.
Założenie księgi wieczystej nieruchomości może nastąpić na dwa sposoby:
- u notariusza – przy okazji dokonywania czynności związanej z daną nieruchomością, na przykład przy sporządzaniu aktu notarialnego, w związku z zawarciem umowy sprzedaży nieruchomości;
- osobiście – poprzez złożenie wniosku w siedzibie sądu rejonowego właściwego dla danej nieruchomości.
Postępowania w sprawie założenie księgi wieczystej dla nieruchomości lub dokonania zmiany zawartych w niej wpisów jest zależne od ilości wniosków w danym sądzie,może trwać od kilku dni do kilku lub nawet kilkunastu miesięcy.
Brak księgi wieczystej może być utrudnieniem przy sprzedaży nieruchomości z uwagi na fakt, iż informacje w niej zawarte, potwierdzają stan prawny nieruchomości ikupujący w pierwszej kolejności chcą się zapoznać z jej treścią.
Księgi wieczyste są zakładane i prowadzone przy wykorzystaniu systemu informatycznego, dostępnego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem https://ekw.ms.gov.pl/eukw_ogol/menu.do.
Księgi wieczyste składają się z czterech działów:
- Dział I podzielony jest na:
- Dział I-O – Oznaczenie nieruchomości oraz
- Dział I – Sp – Spis praw związanych z własnością;
- Dział II – Własność;
- Dział III – Prawa, roszczenia i ograniczenia;
- Dział IV – Hipoteka.
Tak jak już zostało wskazane powyżej Dział I jest podzielony na dwie części: Dział I-O – Oznaczenie nieruchomości i Dział I – Sp – Spis praw związanych z własnością.
W Dziale I – O „OZNACZENIE NIERUCHOMOŚCI” – są zamieszczone informacje, które pozwalają na określenie danej nieruchomości, takie jak numer nieruchomości czy działki, jej położenie (województwo, miejscowość, ulica itp.) oraz sposób korzystania.
Dział I – Sp „SPIS SPRAW ZWIĄZANYCH Z WŁASNOŚCIĄ” zawiera informacje, które dotyczą praw jakie przysługują właścicielowi, w związku z czym znajdziemy w nim takie informacje jak to czy dana działka jest oddana w użytkowanie wieczyste lub czy są związane z nią służebności. W sytuacji gdy księga wieczysta dotyczy mieszkania to dział ten będzie zawierał informacje o wielkości udziału w gruncie a także częściach wspólnych budynku, w którym znajduje się nieruchomość.
Kolejnym działem w księgach wieczystych jest Dział II „WŁASNOŚĆ”, w treści którego są zamieszczane informacje o właścicielach lub użytkownikach wieczystych. W niniejszym dziale jest również zamieszczona część zatytułowana „DOKUMENTY BĘDĄCE PODSTAWĄ WPISU / DANE O WNIOSKU”, w której znajdują się informacje w jaki sposób została nabyta nieruchomość.
Dział III „PRAWA, ROSZCZENIA I OGRANICZENIA” jest bardzo istotnym działem bowiem to właśnie w nim znajdują się informacje, które dotyczą m.in. służebności osobistej, wszczętych postępowań egzekucyjnych czy też podziału nieruchomości. W tym dziale będą zamieszczone również standardowe zapisy dotyczące służebności przesyłu oraz służebności gruntowej.
Ostatni dział to Dział IV „HIPOTEKA”. W niniejszym dziale zamieszczane są informacje, które dotyczą hipotek, na kogo rzecz została ustanowiona hipoteka, wysokości hipoteki oraz tego co hipoteka zabezpiecza.
Istotną kwestią jest to, że jeśli wpisy w działach III i IV są nieaktualne to właścicielowi nieruchomości przysługuje prawo do złożenia wniosku o wykreślenie tych wpisów na podstawie odpowiednich dokumentów w przypadku wpisów dotyczących na przykład hipoteki lub służebności dożywotniej, lub na podstawie samego wniosku w przypadku takich spraw jak prawo pierwokupu czy użytkowania.
Zapoznając się z księgą wieczystą na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości należy zwrócić uwagę, na to, że mamy dostęp do treści aktualnej księgi wieczystej oraz do treści zupełnej. Tak więc jeśli chcemy dowiedzieć się jakie obecnie widnieją zapisy wystarczające jest zapoznanie się z jej aktualną treścią. Natomiast jeśli chcemy prześledzić całą historię danej nieruchomości to należy zapoznać się z treścią zupełnej księgi wieczystej bowiem znajdują się tam wszystkie wpisy od chwili założenia księgi wieczystej.
Przeglądając księgi wieczyste należy zwracać uwagę również na „wzmianki”. Jeśli wzmianka jest zamieszczona w księdze wieczystej to będzie znajdowała się na samym początku działu, którego dotyczy. Wzmianki informują o fakcie złożenia wniosku o dokonanie wpisu w księdze wieczystej.
Wzmianki mogą dotyczyć nie tylko zmiany właściciela nieruchomości (jej sprzedaży/darowania) ale również wpisu o wszczęciu postępowania egzekucyjnego czy też usunięcia wszystkich nie aktualnych/zbędnych wpisów.
W sytuacji gdy dla danej nieruchomościnie mazałożonej księgi wieczystej lub też księgi zaginęły albo uległy zniszczeniu, prowadzi się we właściwych sądach rejonowych zbiory dokumentów.
Instytucja zbioru dokumentów istnieje w Polsce od 1946 roku, natomiast obecnie zbiory dokumentów są prowadzone w oparciu o rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia
23 listopada 2013 roku w sprawie prowadzenia zbioru dokumentów dla nieruchomości, które nie mają założonych ksiąg wieczystych albo których księgi wieczyste zaginęły lub uległy zniszczeniu, oraz postępowania w tych sprawach.
Zbiór dokumentów jest to rozwiązanie mające charakter przejściowy, funkcjonujące do czasu założenia księgi wieczystej dla danej nieruchomości. W zbiorach dokumentów gromadzi się złożone wnioski i dokumenty, które dotycząograniczonych praw rzeczowych i ograniczeń w rozporządzaniu daną nieruchomością.
Złożenie dokumentu do zbioru dokumentów ma takie same skutki jak wpis do księgi wieczystej z wyjątkiem skutków, które przewidziane są w przepisach o rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych (aby prawo rękojmi mogło zadziałać, stan prawny nieruchomości musi być ujawniony w księdze wieczyste).
Wglądu do zbioru dokumentów można dokonać jedynie w obecności pracownika sądu rejonowego, w którym przechowywane są dane dokumenty. Odpisy dokumentów, które znajdują się w zbiorze dokumentów wydaje się na wniosek zainteresowanego, który posiada interes prawny lubna żądanie sądu, prokuratora, notariusza, organu administracji rządowej oraz jednostki samorządu terytorialnego. Wnioskujący powinien wykazać interes prawny uzasadniając potrzebę pozyskania tych dokumentów, zaś wniosek powinien posiadać wszelkie cechy pisma procesowego i zawierać w swej treści takie dane jak:
- oznaczenie sądu, do którego wniosek jest skierowany;
- imię, nazwisko oraz adres osoby składającej wniosek;
- oznaczenie rodzaju pisma – wniosek o wydanie odpisu lub zaświadczenia ze zbioru dokumentów (należy podać nr ZD np. 10, którym opatrzona jest nieruchomość w ewidencji gruntów i budynków);
- oznaczenie zbioru dokumentów (ZD… ujawnione w ewidencji gruntów i budynków) lub księgi wieczystej (księgi dawnej zamkniętej) niepodlegającej migracji;
- wskazanie ilości zaświadczeń oraz uzasadnienie potrzeby uzyskania zaświadczenia ze zbioru dokumentów;
- dowód wniesienia opłaty skarbowej – znaki opłaty skarbowej;
- informacja o sposobie wydania zaświadczenia ze zbioru dokumentów – odbiór osobisty bądź przesłanie pocztą;
- czytelny podpis wnioskodawcy albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika.
Należy pamiętać o dołączeniu do wniosku o wydanie odpisu lub zaświadczenia ze zbioru dokumentów załącznikóww nim wymienionych.
Czynność zamknięcia zbioru dokumentów jest czynnością mającą charakter czysto techniczny i jest dokonywana w sytuacji gdy:
- założono księgę wieczystą dla nieruchomości, dla której prowadzono zbiór dokumentów;
- prowadzenie zbioru dokumentów stało się bezprzedmiotowe;
- wynika to z orzeczenia sądu;
- przepisy odrębne tak stanowią.
W sytuacji zamknięcia zbioru dokumentów, zamieszcza się notatkę o jego zamknięciu oraz wskazuje się podstawę tej czynności na pierwszej stronie zbioru dokumentów. Dodatkowo na okładce zamkniętego zbioru dokumentów należy umieścić napis: „Zbiór zamknięty”. W sytuacji gdy przyczyną zamknięcia zbioru dokumentów było założenie księgi wieczystej, to zbiór ten staje się częścią składową akt tej księgi.
To czy dla danej nieruchomości jest prowadzony zbiór dokumentów można sprawdzić w Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, który jest właściwy dla miejsca położenia nieruchomości, pozyskując wypis z rejestru gruntów dla danej nieruchomości. Na wypisie z rejestru gruntów, w rubryce: „Numer KW lub oznaczenie dokumentu”, będzie wskazany wpis: „ZD (np.) 12” (Zbiór dokumentów nr 12).
Założenie księgi wieczystej dla nieruchomości, dla której sąd rejonowy prowadzi zbiór dokumentówdokonuje się na podstawie wniosku. Wskazany wniosek powinien zawierać następujące dane:
- oznaczenie nieruchomości, miejsca jej położenia, obszaru oraz sposobu korzystania z nieruchomości (wypis i wyrys z rejestru gruntów),
- wymienienie wszystkich uprawnionych, na których rzecz ma być wpisana własność oraz wskazanie ich adresów,
- powołanie tytułu własności (akt notarialny, akt własności ziemi itd.),
- wyszczególnienie ograniczonych praw rzeczowych obciążających nieruchomość lub ograniczeń w rozporządzaniu nieruchomością albo oświadczenie wnioskodawcy, że nie wie o istnieniu takich praw lub ograniczeń.