Szanowni Państwo,
Informujemy, że w ostatnim Biuletynie Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pojawiło się stanowisko Urzędu w zakresie możliwości i przesłanki przetwarzania danych osobowych w celu dochodzenia przedawnionych roszczeń (obrony przed nimi).
Urząd wskazał m. in., że:
• „Ponieważ roszczenie przedawnione zamienia się w tzw. roszczenie niezupełne (naturalne), wierzyciel może nadal podejmować czynności windykacyjne. I jest to jego prawnie uzasadniony interes, a jednocześnie przesłanka legalizująca przetwarzanie danych osobowych.”
• „W konsekwencji kwestionowanie przez dłużnika istnienia roszczenia pozostaje bez znaczenia dla legalności procesu przetwarzania, dopóki istnienie wierzytelności nie zostanie podważone we właściwym trybie i formie.”
• „Należy uznać, że dochodzenie przez podmiot roszczeń finansowych jest prawnie uzasadnionym interesem i w tym sensie nadrzędnym nad prawami i wolnościami osoby, której dane dotyczą. Dochodzenie roszczeń nie stanowi bowiem nieproporcjonalnego ograniczenia tych praw i wolności. (…) Przetwarzanie danych osobowych w celu dochodzenia wierzytelności przedawnionych ma zatem oparcie w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.”
• „Zdaniem organu nadzorczego brak jest uzasadnienia dla przyjęcia, iż terminy dotyczące przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunków zobowiązaniowych określają jednocześnie ramy czasowe, w których dane osobowe mogą być przetwarzane przez administratora. Przedawnienie roszczenia nie wywołuje skutków na gruncie ochrony danych osobowych, nie wpływa bowiem na fakt istnienia roszczenia, a powoduje jedynie
zmianę w sferze zarzutów procesowych w postaci możliwości podniesienia okoliczności przedawnienia w sporze sądowym. Organ nadzorczy w wydanych decyzjach podkreślał, że okolicznością usprawiedliwiającą przetwarzanie danych osobowych w celu dochodzenia roszczeń jest sam fakt istnienia roszczenia oraz zamiar jego dochodzenia.”
• „Zakończenie czynności windykacyjnych nie oznacza także, że administrator natychmiast musi usunąć dane dłużnika. O ile bowiem występują inne cele wynikające z odrębnych przepisów prawa, dla realizacji których przetwarzanie danych jest konieczne, dane w tych celach w okresie wskazanym w przepisach administrator będzie zobowiązany przetwarzać (np. na podstawie art. 74 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, art. 70 § 1 w zw. z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa czy też art. 49 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu). Tym samym proces przetwarzania danych dłużnika po zakończeniu działań windykacyjnych, do czasu upływu terminów obowiązkowego przechowywania dokumentacji, wynikających z ww. przepisów prawa, należy uznać za prawidłowy i znajdujący oparcie w przesłance wynikającej z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.”
Powyższe stanowisko UODO oznacza w naszej ocenie w praktyce, że jeśli pozostajecie Państwo w sporze albo macie zamiar (już podejmujecie jakieś kroki, przygotowania) wystąpić z roszczeniem, to fakt, że upłynął okres przedawnienia tych roszczeń, nie powoduje, że konieczne jest usunięcie danych osobowych niezbędnych do dochodzenia takiego (przedawnionego) roszczenia – ponieważ nadal istnieje po Państwa stronie cel ich przetwarzania. Poza tym, UODO wspomina również o tym, że mogą to być cele wynikające z przepisów prawa (np. podatkowych, o rachunkowości itp.). W takiej sytuacji upływ okresu przedawnienia roszczeń nie jest datą, którą automatycznie trzeba stosować do retencji danych i „z automatu” usuwać je gdy taki okres minie, nawet gdy istnieje po Państwa stronie nadal cel przetwarzania tych danych (np. druga strona dochodzi od Państwa tego roszczenia lub macie Państwo zamiar wystąpić z nim lub już wystąpiliście i liczycie na to, że nie zostanie podniesiony zarzut przedawnienia). Z powyższego stanowiska UODO wynika również w naszej ocenie pośrednio, że istotna jest realność/podstawa faktyczna i prawna wystąpienia roszczeń/obrony przed nimi, aby można było powoływać się na przetwarzanie danych w takim celu na podstawie art. 6 ust.1 litera f RODO (uzasadniony interes administratora).
W związku z tym, w naszej ocenie konieczne jest dokonanie przeglądu przez Państwa stosowanych dotychczas klauzul informacyjnych i w razie stosowania w nich cezury czasowej w postaci „okresu przedawnienia roszczeń” zaprzestania stosowania takiego określenia i odnoszenie się np. do „zakończenia dochodzenia/obrony przed roszczeniami” oraz zastrzeżenia, że po upływie okresu przedawnienia roszczeń, będziecie Państwo indywidualnie decydować, czy będziecie dochodzili roszczeniami mimo, że jest przedawnione (i druga strona może taki zarzut w procesie podnieść).
W razie potrzeby, pozostajemy do Państwa dyspozycji i służymy wsparciem, również w takim przeglądzie stosowanych klauzul i dokonaniu w nich stosownych zmian.
Zespół Kancelarii Kulczycki, Puławska s. c.