Planowe zmiany w prawie pracy w roku 2025

1. Od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy wzrośnie do 4.666 zł brutto, co oznacza stawkę godzinową na poziomie 30,50 zł. Wzrost ten pociągnie za sobą zmiany w innych składnikach związanych z wynagrodzeniem, m.in. takich jak:
   • dodatek za pracę w godzinach nocnych,
   • wynagrodzenie za czas przestoju,
   • zasiłek chorobowy,
   • odprawy pracownicze,
   • świadczenie na czas praktyki absolwenckiej.

Na podstawie minimalnego wynagrodzenia za pracę obliczana jest również wysokość odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania. Pracodawcy, wobec których sąd stwierdzi takie nadużycie, muszą wypłacić poszkodowanemu pracownikowi kwotę równą co najmniej najniższej pensji.

Warto również zaznaczyć, że w odróżnieniu od dwóch poprzednich lat, w 2025 r. wzrost pensji minimalnej nastąpi tylko raz.

Natomiast od 2026 r. w życie wejdą zmiany dostosowujące polski Kodeks pracy do unijnej legislacji, zgodnie z którymi dwukrotne podniesienie najniższego minimalnego wynagrodzenia za pracę w ciągu roku będzie obligatoryjne. Jego wysokość obliczana będzie na podstawie orientacyjnych wartości referencyjnych, takich jak 60% mediany wynagrodzeń brutto lub 50% średniego wynagrodzenia brutto.

2. W trakcie procedowania jest ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych. Nowe przepisy mają na celu usprawnienie procesu negocjacji między związkami zawodowymi a pracodawcami. Najważniejsze zmiany obejmują:

• Określenie zakresu treści układu pracy, w tym organizację pracy, wymiar i normy czasu pracy, zasady pracy w godzinach nadliczbowych, przyznawanie urlopów wypoczynkowych, kwestie BHP, ochronę pracowników przed nadużyciami oraz zasady prowadzenia rokowań.
• Uproszczenie procedur rejestrowania układów zbiorowych do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP). Konieczne będzie jedynie przesłanie formularza i niezbędnych załączników.
• Możliwość skorzystania z pomocy mediatora w przypadku sporów.
• Określenie maksymalnego czasu obowiązywania układów: 3 lata dla układów zakładowych i 10 lat dla układów ponadzakładowych.
• Określenie zasad wystąpienia z układu ponadzakładowego oraz procedur rozszerzania układów ponadzakładowych.

Jednocześnie zaznaczamy, że przedstawione powyżej informacje co do projektowanych zmian są w trakcie prac i mogą one ulec modyfikacjom.

3. Na podstawie ustawy z dnia 5 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (z mocą od 1 lipca 2024 roku) wprowadzone zostały zmiany dotyczące miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych. Wysokość miesięcznego dofinansowania wyniesie:

• w przypadku osób zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności – 2760 zł (dotychczas 2400 zł);
• w przypadku osób zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności – 1550 zł (dotychczas 1350 zł),
• w przypadku osób z lekkim stopniem niepełnosprawności – 575 zł (dotychczas 500 zł).

Dodatkowo nowe przepisy wprowadzą rozwiązania w odniesieniu do osób z niepełnosprawnościami, którym orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz niewidomych (czyli dla osób ze schorzeniami szczególnymi). W ich sytuacji kwoty te zostaną podwyższone:
• do 1380 zł – w przypadku znacznego stopnia niepełnosprawności (dotychczas 1200 zł);
• do 1035 zł – w przypadku umiarkowanego stopnia niepełnosprawności (dotychczas 900 zł) oraz
• do 690 zł – w przypadku lekkiego stopnia niepełnosprawności (dotychczas 600 zł).

4.Wśród aktualnie procedowanych zmian znajduje się nowelizacja przepisów przewidująca dopłaty dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się na zatrudnienie osoby bezrobotnej poszukującej pracy, która ukończyła 60 lat – w przypadku kobiety lub 65 lat – w przypadku mężczyzny. Celem tych zmian jest aktywizacja zawodowa seniorów oraz wykorzystanie ich doświadczenia na rynku pracy.

Pracodawcy będą mogli otrzymać dofinansowanie z tytułu zatrudnienia seniora w kwocie do 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę miesięcznie. Okres świadczenia będzie obejmował 24 miesiące zatrudniania emeryta. Po upływie tego okresu, pracodawca zobowiązany będzie do kontynuowania zatrudnienia seniora przez okres kolejnych 12 miesięcy już bez dofinansowania. Warto zwrócić w tym miejscu uwagę, że przedsiębiorcy nie będą uprawnieni do skorzystania z dofinansowania, jeśli wcześniej już zatrudniali danego emeryta na umowie o pracę lub byli z nim związani inną formą współpracy przed jego rejestracją jako osoby poszukującej pracy.

5. Zgodnie z ostatnimi zapowiedziami Głównego Inspektora Pracy, PIP ma zostać wyposażona w narzędzia pozwalające na przekształcenie umowy cywilnoprawnej (umowy zlecenia, o świadczenie usług, o dzieło, B2B) w umowę o pracę. Zmiany te mają na celu walkę z pozornym samozatrudnieniem oraz praktyką zastępowania umów o pracę tzw. umowami śmieciowymi.

Ta zmiana jest jeszcze na etapie projektowania, ale jest priorytetem dla Głównego Inspektora Pracy, więc jest szansa, że wejdzie w życie jeszcze w 2025 roku.

Według aktualnych doniesień głównym kryterium oceny, czy dana umowa powinna być umową o pracę, będzie ustalenie okoliczności podporządkowania i podlegania poleceniom podmiotu zlecającego pracę. Inspektorzy uważniej będą się przyglądać także tym osobom, które zmieniły formę współpracy z dotychczasowym pracodawcą na samozatrudnienie lub umowę cywilnoprawną. Badaniu podlegać będzie zatem nie tyle treść samej zawartej przez strony umowy, a faktyczny sposób jej wykonywania. Jako że nakaz będzie wydawany w toku procedury administracyjnej, PIP będzie z pewnością dysponowało uprawnieniami do przesłuchiwania świadków, badania dokumentów czy przesłuchiwania stron.

6. Zmiany w zasadach zatrudniania cudzoziemców – toczą się prace nad nowymi przepisami, które mają zmienić sposób zatrudniania cudzoziemców na terytorium RP. W pierwotnym założeniu przepisy miały wejść w życie 1 stycznia 2025 r., ale termin ten został przesunięty. Możemy się jednak spodziewać, że zmiany w prawie imigracyjnym nastąpią jeszcze w 2025 roku.

Wśród najważniejszych projektowanych zmian należy wymienić m.in. wprowadzenie zasady, że zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi mogą być wydawane tylko w razie zatrudnienia cudzoziemca na podstawie stosunku pracy (z wyjątkami) czy rezygnację z procedury testu rynku pracy.

7. W dniu 19 marca 2025 roku wchodzą w życie zmiany dotyczące pracowników, którym przedwcześnie urodziło się dziecko i rodziców dzieci urodzonych w terminie, ale wymagających dłuższej hospitalizacji po urodzeniu. W takiej sytuacji wydłużeniu ulegnie urlop macierzyński:
   • Dla rodziców dzieci urodzonych przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g dodatkowy urlop macierzyński będzie mógł wynosić do 15 tygodni po porodzie. Liczba ta będzie uzależniony od okresu hospitalizacji dziecka na zasadzie – tydzień dodatkowego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu.
   • Dla rodziców dziecka urodzonego po ukończeniu 28. a przed ukończeniem 36. tygodnia ciąży i z masą urodzeniową większą niż 1000 g urlop będzie mógł wynieść do 8 tygodni. Tu także obowiązywać będzie zasada tydzień urlopu za tydzień w szpitalu.
   • Z kolei dla rodziców, których dziecko urodziło się po ukończeniu 37. tygodnia ciąży i będzie wymagało hospitalizacji od 5-tego dnia od dnia porodu do 8. tygodnia po porodzie – urlop wyniesie do 8 tygodni. Tu warunkiem jest, by po porodzie pobyt dziecka w szpitalu wynosił przynajmniej 2 kolejne dni w okresie od 5-go do 28-go dnia po porodzie.
8. Wprowadzenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego spowodowało konieczność dostosowania brzmienia rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej do wprowadzanych zmian. W związku z powyższym planowana jest zmiana rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej poprzez rozszerzenie części B akt osobowych o dokumenty dotyczące uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.
9. Ponadto w związku z wprowadzeniem urlopu uzupełniającego planowane jest wydanie nowego Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Projektowane rozporządzenie w przeważającej części powiela przepisy znajdujące się w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. Proponuje się natomiast określenie treści wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz dokumentów dołączanych do tego wniosku.
10. W dniu 24 grudnia 2024 r. prezydent podpisał ustawę z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw. Ustawa przewiduje ustanowienie dnia 24 grudnia – wigilii Bożego Narodzenia – dniem wolnym od pracy. Ponadto ma zostać wprowadzona dodatkowa niedziela handlowa przed Świętami Bożego Narodzenia. Zgodnie z powyższym niedziele handlowe przypadają;
    • ostatnia niedziela stycznia, kwietnia, czerwca oraz sierpnia,
    • trzy niedziele przed świętami Bożego Narodzenia,
    • ostatnia niedziela przed pierwszym dniem Wielkiej nocy.
11. Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązująca od 25 września 2024 roku wprowadza w 2025 roku obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczący tych podmiotów prawnych, na rzecz których według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Brak wdrożenia tej procedury może skutkować karą grzywny. W praktyce choć ustawa formalnie obowiązuje od września 2024 roku, to właśnie 1 stycznia 2025 roku jest kluczowym momentem, w którym każdy pracodawca musi zaktualizować informacje o liczbie zatrudnionych. Jeśli okaże się, że przedsiębiorstwo w dniu 1 stycznia przekracza liczbę 50 pracowników, ma obowiązek natychmiast wdrożyć procedury wewnętrzne dla sygnalistów.
    Pracodawcy, którzy już wcześniej mieli obowiązek wdrożenia takich procedur, muszą upewnić się, że ich systemy są zgodne z wymaganiami ustawy, natomiast te, które osiągną próg zatrudnienia po raz pierwszy, będą musiały przygotować i wprowadzić odpowiednie rozwiązania od podstaw.
12. Trwają prace nad projektem nowelizacji Kodeksu pracy dotyczącym jawności wynagrodzeń pracowników.

Poselski projekt ustawy o zmianie ustawy Kodeks pracy z 5 grudnia 2024 r. (który został już skierowany do I czytania na posiedzeniu Sejmu) ma na celu implementację dyrektywy UE 2023/970 dotyczącej przejrzystości wynagrodzeń do polskiego porządku prawnego. Projekt ma na celu wprowadzenie istotnych zmian w zakresie jawności wynagrodzeń i przeciwdziałania dyskryminacji płacowej określonych w dyrektywie.

Zgodnie z proponowanymi zmianami, pracownicy będą mieć prawo do wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie informacji dotyczącej ich indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia na podobnych stanowiskach, w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę jak oni lub pracę o takiej samej wartości. Pracodawca będzie miał obowiązek udzielenia odpowiedzi w ciągu 14 dni, w formie papierowej lub elektronicznej. Projekt zakłada również, że pracodawca, publikując informację o możliwości zatrudnienia pracownika na danym stanowisku pracy, powinien uwzględnić w niej kwotę proponowanego poziomu wynagrodzenia wskazując jego minimalną i maksymalną wysokość. Ponadto osoby ubiegające się o pracę mają prawo otrzymać informację na temat początkowego wynagrodzenia lub jego przedziału przewidzianego w odniesieniu do danego stanowiska. Pracodawca nie będzie mógł również zakazać lub uniemożliwiać pracownikowi ujawniania informacji o jego wynagrodzeniu. Efektem zniesienia tego zakazu będzie możliwość dzielenia się przez pracowników informacjami dot. wysokości wynagrodzenia.

Polska ma czas do 7 czerwca 2026 r. na pełną implementację dyrektywy. Aktualna wersja projektu zakłada, że ta nowelizacja kodeksu pracy wejdzie w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. A więc proces legislacyjny może zakończyć się jeszcze w 2025 roku.

13. Zmiana definicji mobbingu – do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów trafił już projekt nowelizacji Kodeksu pracy w tej sprawie. Projekt nowelizacji rząd ma przyjąć w trzecim kwartale 2025 r. Projekt ustawy przewiduje:

• ujednolicenie zdefiniowanych form molestowania (prostego) i jego formy kwalifikowanej (molestowania seksualnego), na wzór obecnie obowiązujących przepisów względem molestowania seksualnego, jako działań występujących fizycznie, werbalnie i pozawerbalnie, a także zaadresowanie tej samej zasady do mobbingu,
• zdefiniowanie roszczeń pracowniczych w przypadku naruszenia zasady równego traktowania oraz mobbingu jako kompensacji szkody majątkowej w formie odszkodowania lub krzywdy niematerialnej jako zadośćuczynienia, z jednoczesnym zróżnicowaniem ich wysokości w przypadku spraw dyskryminacyjnych względem tego, czy naruszenie takie miało charakter incydentalny, czy wielokrotny,
• ujęcie zasady rozkładu ciężaru dowodu w sprawach dotyczących naruszenia zasady równego traktowania w sposób analogiczny, jak przewidują to przepisy ustawy z dnia 3 grudnia 2010 r. o wdrożeniu niektórych przepisów Unii Europejskiej w zakresie równego traktowania (Dz.U. z 2024 r. poz. 1175), tj. obciążając pracownika obowiązkiem uprawdopodobnienia naruszenia tej zasady, a przy skutecznym wykonywaniu tego obowiązku nakładając na pracodawcę przeprowadzenie dowodu, iż do naruszenia zasady równego traktowania nie doszło,
• sprecyzowanie, iż obowiązek przeciwdziałania naruszeniom zasady równego traktowania oraz mobbingowi realizuje się poprzez stosowanie działań prewencyjnych, wykrywanie oraz szybkie i właściwe reagowanie, a także poprzez działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych nierównym traktowaniem,
• uzupełnienie kodeksowego katalogu obowiązków pracodawcy o przeciwdziałanie naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności w sześciu obszarach zdefiniowanych zgodnie z systematyką Heinza Leymanna,
• uproszczenie definicji mobbingu poprzez uznanie, iż jego podstawową cechą jest to, iż stanowi on uporczywe nękanie pracownika,
• wskazanie na szereg cech mobbingu, zarówno poprzez ich pozytywne, jak i negatywne zdefiniowanie, w szczególności wykluczenie z definicji tego zjawiska zachowań incydentalnych i jednorazowych, przewidując, iż mają one charakter nawracający lub stały, pochodzący, w szczególności od przełożonego, współpracownika, podwładnego, pojedynczej osoby bądź grupy osób, irrelewantny względem intencjonalności działania sprawcy lub wystąpienia określonego skutku,
  zdefiniowanie modelu racjonalnej ofiary dla odróżnienia rzeczywistego nękania od zdarzeń postrzeganych nieadekwatnie lub nadmiernie subiektywnie za mobbing,
• zdefiniowanie dolnego progu wysokości zadośćuczynienia za stosowanie mobbingu,
  zwolnienie pracodawcy z odpowiedzialności cywilnoprawnej względem pracownika za wystąpienie mobbingu, w przypadku, w którym mobbing ten nie pochodził od przełożonego pracownika, a pracodawca wdrożył skuteczne działania w obszarze prewencji antymobbingowej,
• zdefiniowanie w regulaminie pracy (lub w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest obowiązany do jego ustalenia) zasad, trybu oraz częstotliwości działań w obszarze przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, zasady równego traktowania w zatrudnieniu, dyskryminacji oraz mobbingowi.

PONADTO ZWRACAMY UWAGĘ NA PLANOWANE ISTOTNE ZMIANY, KTÓRE MAJĄ WEJŚĆ W ŻYCIE 1 STYCZNIA 2026 ROKU

14. Trwają prace nad projektem ustawy, zgodnie z którym do okresu zatrudnienia wliczane będą okresy prowadzenia pozarolniczej działalności, wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, a także wykonywania umowy.

Nowelizacja przepisów ma na celu:
• Wliczanie umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej do stażu pracy.
• Kompleksowe regulacje w Kodeksie pracy: Nowe przepisy mają na celu uregulowanie kwestii ustalania stażu pracy w sposób całościowy w Kodeksie pracy, eliminując konieczność sięgania do różnych ustaw w celu ustalenia, co wlicza się do stażu.
• Ustalenie zasad dotyczących wliczania okresów z pkt. 1 do stażu pracy: ZUS będzie odpowiedzialny za potwierdzanie okresów, które będą wliczane do stażu pracy.

Procedowane zmiany mają obowiązywać o 1 stycznia 2026 roku.

15. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej skierowało do konsultacji projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Projekt ten został opracowany na podstawie unijnej dyrektywy, która wymaga, aby państwa członkowskie dokonywały regularnej oceny adekwatności minimalnego wynagrodzenia. Ważną zmianą w nowej ustawie jest wprowadzenie minimalnego wynagrodzenia jako wynagrodzenia zasadniczego. Oznacza to, że:
    • do minimalnej pensji nie będą wliczane premie, nagrody i inne dodatki;
    • zmiany te mają na celu ujednolicenie wynagrodzeń oraz przywrócenie właściwej roli dodatkom funkcyjnym i nagrodom;
    • minimalna płaca ma obejmować wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze.

Obecnie wynagrodzenie zasadnicze może być ustalone na poziomie znacznie niższym niż wynagrodzenie minimalne. Można zaliczać do niego oprócz wynagrodzenia zasadniczego, także inne świadczenia ze stosunku pracy (z wyjątkiem tych wprost wyłączonych jak np. nagrody jubileuszowe czy dodatki stażowe).

Od 1 stycznia 2026 r. wysokość wynagrodzenia zasadniczego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie będzie mogła być niższa od minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to wzrost kosztów dla pracodawców, którzy wynagrodzenie za pracę uzupełniali innymi składnikami (np. premiami, dodatkami funkcyjnymi) do wysokości wynagrodzenia minimalnego. Będą musieli dostosować umowy o prace oraz regulaminy wynagradzania.

W razie pytań pozostajemy do dyspozycji.

Zespół Kancelarii Kulczycki, Puławska s.c.