Rola kaucji w najmie nieruchomości

Kaucja jest to określona suma pieniędzy, która jest wpłacanajako zabezpieczenie przyszłych zobowiązań czyli w celu zabezpieczenia interesów drugiej strony umowy. W niniejszym newsletterze zostanie omówiona kaucja stosowana przy umowach najmu lokalu, to jest kaucja zwrotna, która jest zwracana najemcy w pełnej wysokości po zakończeniu umowy, o ile nie wystąpiły przesłanki do jej potrącenia.

O zasadach pobrania kaucji od najemcy stanowi art. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie kodeksu cywilnego. Kaucja może zostać pobrana przez wynajmującego w następujący sposób:

1. przed zawarciem umowy najmu – dopiero w momencie wpłaty kwoty w gotówce lub na konto, podpisywana jest umowa z najemcą,
2. po zawarciu umowy – w tym przypadku zasadne jest wpisanie do umowy zastrzeżenia, że wejdzie ona w życie z chwilą wpłaty pełnej kwoty kaucji.

Co do zasady pobranie kaucji od najemcy może zostać zastosowane przy każdej z umów najmu, tj. zwykłej umowie najmu, umowie najmu okazjonalnego oraz umowie najmu instytucjonalnego.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami kaucja nie może przekraczać:

1. przy zawarciu umowy najmu zwykłego – dwunastokrotności czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy;
2. przy zawarciu umowy najmu okazjonalnego i umowy najmu instytucjonalnego – sześciokrotności czynszuobowiązującego w dniu zawarcia umowy.

Co istotne kaucja nie jest obowiązkowa, w związku z czym wynajmujący zawierając umowę może zrezygnować z jej pobrania,czego jednak nie rekomendujemy, gdyż kaucja stanowi formę zabezpieczenia praw wynajmującego.

Sposób skorzystania przez wynajmującego z wpłaconej kaucji różni się ze względu na zawartą pomiędzy stronami umowę. I tak wynajmujący, który zawarł z najemcą zwykłą umowę najmu lub umowę najmu okazjonalnego może skorzystać z kaucji dopiero w momencie zdania lokalu, po zakończeniu trwania umowy[1]. Tak więc w trakcie trwania umowy wynajmujący nie będzie mógł skorzystać z wpłaconej kaucji.

Inaczej wygląda to przy umowie najmu instytucjonalnego. Przy zawarciu takiej umowy wynajmujący może skorzystać z wpłaconej kaucji już w trakcie trwania umowy[2]. Z takiego uprawnienia można skorzystać w momencie, gdy najemca na przykład zalega z płatnością czynszu. W takiej sytuacji wynajmujący może potrącić zaległość, zaś najemca ma obowiązek uzupełnienia brakującej kwoty kaucji w terminie, który wynika z umowy lub w sytuacji gdy taki termin nie został określony w umowie, w terminie wyznaczonym w piśmie wynajmującego.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami kaucja ma za zadanie pokryć „należności z tytułu umowy najmu”.Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie kodeksu cywilnego określa obowiązki wynajmującego oraz najemcy dotyczące utrzymania lokalu. W treści przepisów przywołanej powyżej ustawy zostało wskazane, iż:

1. wynajmujący ma obowiązek wydania lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku, utrzymanie go w tym stanie przez cały okres najmu oraz zapewnienia sprawnego działania instalacji i urządzeń;do szczegółowych obowiązków wynajmującego należy przede wszystkim dokonywanie napraw lokalu, napraw lub wymiany instalacji i elementów wyposażenia technicznego w zakresie nieobciążającym najemcy, a zwłaszcza:
2. napraw i wymiany wewnętrznych instalacji: wodociągowej, gazowej i ciepłej wody – bez armatury i wyposażenia, a także napraw i wymiany wewnętrznej instalacji kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania wraz z grzejnikami, instalacji elektrycznej, anteny zbiorczej – z wyjątkiem osprzętu,
3. wymiany pieców grzewczych, stolarki okiennej i drzwiowej oraz podłóg, posadzek i wykładzin podłogowych, a także tynków;
4. najemca ma obowiązek terminowo opłacać czynsz i inne opłaty, które są związane z najmem; najemca musi dbać o lokal i pomieszczenia, utrzymując je w odpowiednim stanie technicznym i higieniczno-sanitarnym;zgodnie z obowiązującymi przepisami najemcę obciąża naprawa i konserwacja:
5. podłóg, posadzek, wykładzin podłogowych oraz ściennych okładzin ceramicznych, szklanych i innych;
6. okien i drzwi;
7. wbudowanych mebli, łącznie z ich wymianą;
8. trzonów kuchennych, kuchni i grzejników wody przepływowej (gazowych, elektrycznych i węglowych), podgrzewaczy wody, wanien, brodzików, mis klozetowych, zlewozmywaków i umywalek wraz z syfonami, baterii i zaworów czerpalnych oraz innych urządzeń sanitarnych, w które lokal jest wyposażony, łącznie z ich wymianą;
9. osprzętu i zabezpieczeń instalacji elektrycznej, z wyłączeniem wymiany przewodów oraz osprzętu anteny zbiorczej;
10. pieców węglowych i akumulacyjnych, łącznie z wymianą zużytych elementów;
11. centralnego ogrzewania, a w przypadku gdy nie zostało ono zainstalowane na koszt wynajmującego, także jego wymiana;
12. przewodów odpływowych urządzeń sanitarnych aż do pionów zbiorczych, w tym niezwłoczne usuwanie ich niedrożności;
13. innych elementów wyposażenia lokalu i pomieszczeń przynależnych przez: malowanie lub tapetowanie oraz naprawę uszkodzeń tynków ścian i sufitów, malowanie drzwi i okien, wbudowanych mebli, urządzeń kuchennych, sanitarnych i grzewczych.

Istotne jest to, że obowiązkiem wynajmującego jest utrzymanie mieszkania „w stanie przydatnym do umówionego użytku”. Oznacza to, że lokal musi być utrzymany przez właściciela w takim standardzie do jakiego zobowiązał się w umowie. Z tak określonego obowiązku wynikają dwie zasady:

1. w sytuacji gdy najemca akceptuje wady lokalu, które istnieją w nim w chwili zawarcia umowy, nie może później domagać się od wynajmującego ich usunięcia;
   1. w sytuacji gdy wynajmowany lokal ma określony w umowie standard, wynajmujący ma obowiązek utrzymania go przez cały czas trwania najmu;tym samym, w sytuacji gdy lokal ma na wyposażeniu na przykład lodówkę czy też klimatyzację, to wynajmujący ma obowiązek zapewnienia najemcy tych elementów wyposażenia przez cały czas trwania umowy.

Aby w pełni realizować obowiązki leżące po stronie wynajmującego, jak i najemcy należy udokumentować stan techniczny lokalu w dniu zawarcia umowy, jak i w dniu jej zakończenia, poprzez sporządzenie protokołu zdawczo – odbiorczego. Protokół powinien zostać podpisany przez wynajmującego i najemcę.

Przekładając powyższe rozważania dotyczące obowiązków wynajmującego i najemcy na problematykę kaucji, należy pamiętać, że należności, które można z niej potrącić będą zależeć od obowiązków wynajmującego i najemcy zawartych w łączącej strony umowie najmu. Co do zasady z kaucji można potrącić:

1. zaległy czynsz;
   1. opłaty eksploatacyjne;
   1. wyrządzone przez najemcę szkody w lokalu;
   1. koszty odnowienia lokalu, takie jak na przykład malowanie ścian oraz czyszczenie wykładzin i dywanów, o ile nie zostały wykonane przez najemcę;
   1. koszty napraw sprzętu AGD;
   1. koszt wymiany zużytej wanny, brodzika, toalety, umywalki oraz zlewu i baterii łazienkowych i kuchennych;
   1. koszty sprzątania.

Należy podkreślić, żenajemca nie ma obowiązku pokrywania kosztów wymiany sprzętów w mieszkaniu, jeśli uległy one naturalnemu zużyciu. Wyjątkiem będzie obowiązek określony w art. 6b ust. 2 pkt 4 ustawy o ochronie praw lokatorów, zgodnie z którym najemca powinien na swój koszt jeśli się zużyły dokonać wymiany: trzonów kuchennych, kuchni i grzejników wody przepływowej (gazowych, elektrycznych i węglowych), podgrzewaczy wody, wanien, brodzików, mis klozetowych, zlewozmywaków i umywalek wraz z syfonami, baterii i zaworów czerpalnych oraz innych urządzeń sanitarnych, w które lokal jest wyposażony, łącznie z ich wymianą.

W przypadku umowy najmu okazjonalnego lub umowy najmu instytucjonalnego, wynajmujący upoważnionyjest dodatkowo do potrącenia z kaucji kosztów postępowania egzekucyjnego, w sytuacji gdy najemca nie chce się wyprowadzić po zakończeniu trwania umowy (art. 19f ust 4 oraz art. 19k ust 4ustawy o ochronie praw lokatorów).

Zgodnie z art. 6 ust 4 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie kodeksu cywilnego „Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu.” Oznacza to, że wynajmujący zobowiązany jest do zwrotu najemcy kaucji w terminie miesiąca od dnia zdania lokalu niezależnie od tego jaka umowa najmu została zawarta.

W związku z powyższym istotne jest stanowisko Sądu Najwyższegowyrażone w uchwale z dnia
26 września 2002 roku (sygn. akt. III CZP 58/02) „od chwili wpłacenia kaucji pieniężnej najemcę i wynajmującego łączy dodatkowy – obok stosunku najmu – stosunek zobowiązaniowy, z którego dla najemcy wynika wierzytelność pieniężna o zwrot przedmiotu kaucji, przy czym zakres tej wierzytelności pozostaje uzależniony od tego, czy istniały postawy do dokonania potrącenia należności wynajmującego objętych porozumieniem kaucyjnym.” Takie stanowisko oznacza, iż w sytuacji gdy wynajmujący nie dokona na piśmie potrącenia z kaucji swoich należności to najemca ma prawo żądać zwrotu kaucji w całości.Sporządzone przez wynajmującego oświadczenie o potrąceniu danej kwoty z kaucji musi zawierać jakie konkretnie kwoty i z jakiego tytułu jest winny najemca wynajmującemu. Forma pisemna jest niezbędna, aby móc bronić swojego stanowiska w późniejszym ewentualnym sporze sądowym dotyczącym zwrotu kaucji bowiem najemcy przysługuje możliwość złożenia do sądu pozwu o zwrot wpłaconej kaucji.

Tak jak to już zostało wskazane powyżej wynajmujący powinien rozliczyć kaucję w terminie miesiąca od zdania lokalu przez najemcę. W sytuacji gdyby najemca nie zgadzał się z potrąconymi przez wynajmującego z kaucji należnościami lub też wynajmujący nie dochował terminu na rozliczenie kaucji to najemca ma 6 lat na żądanie zwrotu kaucji, zaś termin ten kończy się w ostatnim dniu roku. I tak prawo do żądania zwrotu kaucji , która powinna zostać rozliczona w dniu 20 maja 2025 roku przedawni się 31 grudnia 2031 roku. Po upływie tego terminu wynajmujący może odmówić najemcy zwrotu kaucji.Krótszy termin przedawnienia prawa do żądania zwrotu kaucji ma miejscew sytuacji, gdy umowa najmu  lokalu zawarta została pomiędzy przedsiębiorcami  na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. W takim przypadku prawo najemcy do żądania zwrotu kaucji przedawni się po upływie trzech lat.

Rozliczenie kaucji będzie się różniło również w sytuacji, gdy dojdzie do śmierci najemcy w trakcie trwania umowy najmu. Z uwagi na fakt, iż kaucja jest depozytem zwrotnym to po śmierci najemcy należy zwrócić ją osobie upoważnionej chyba, że umowa najmu będzie kontynuowana poprzez wstąpienie w stosunek najmu lokalu: małżonka niebędącego współnajemcą lokalu, dzieci najemcy lub jego współmałżonka, innych osób, wobec których najemca był obowiązany do świadczeń alimentacyjnych, oraz osoby, która pozostawała faktycznie we wspólnym pożyciu z najemcą.

Możemy mieć sytuację gdy osoba wspólnie zamieszkująca ze zmarłym automatycznie wstępuje w stosunek najmu zgodnie z treścią art. 691 Kodeksu cywilnego „§ 1. W razie śmierci najemcy lokalu mieszkalnego w stosunek najmu lokalu wstępują: małżonek niebędący współnajemcą lokalu, dzieci najemcy i jego współmałżonka, inne osoby, wobec których najemca był obowiązany do świadczeń alimentacyjnych, oraz osoba, która pozostawała faktycznie we wspólnym pożyciu z najemcą. § 2. Osoby wymienione w § 1 wstępują w stosunek najmu lokalu mieszkalnego, jeżeli stale zamieszkiwały z najemcą w tym lokalu do chwili jego śmierci.”.

W sytuacji gdy najemca zamieszkiwał sam w udostępnionym mu lokalu do zwrotu kaucji niezbędne będzie ustalenie tego z kim należy rozliczyć kaucję oraz od kogo domagać się zapłaty nieuregulowanego czynszu najmu, tj. niezbędne jest ustalenie, kto jest spadkobiercą zmarłego. Do czasu prawomocnego stwierdzenia nabycia spadkulub notarialnego poświadczenia dziedziczenia, a zatem ustalenia kręgu spadkobierców, rozliczanie kaucji z jakąkolwiek osobą obarczone jest ryzykiem. W związku z tym, wynajmujący uprawniony jest na potrzeby rozliczenia kaucji oraz zaległości czynszowych, oczekiwać przedłożenia prawomocnego postanowienia stwierdzającego nabycie spadku po zmarłym lub notarialnego poświadczenia dziedziczenia, z którego będzie wynikać krąg spadkobierców.

---

[1] art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów „Zawarcie umowy najmu może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu lokalu, przysługujących wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu.”

art.  19a.  ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów odnosi się do kaucji w zakresie umowy najmu okazjonalnego „Zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu okazjonalnego lokalu przysługujących właścicielowi w dniu opróżnienia lokalu oraz ewentualnych kosztów egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu.”

[2] art.  19f. ust 7. ustawy o ochronie praw lokatorów „Jeżeli w okresie trwania umowy najmu instytucjonalnego najemca nie dokona w terminie należnej płatności z tytułu najmu lub jej części, właściciel może zaspokoić należną wierzytelność z kaucji.”

art.  19k. ust 7. ustawy o ochronie praw lokatorów „Jeżeli w okresie trwania umowy najmu instytucjonalnego z dojściem do własności najemca nie dokona w terminie należnej płatności z tytułu najmu lub jej części, właściciel może zaspokoić należną wierzytelność z kaucji.”