Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 10 grudnia 1998 roku (Dz.U. Nr 148, poz. 973) w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Obowiązek ten pracodawca ma wobec osób zatrudnionych (w tym praktykantów i stażystów), którzy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Zatem takie zapewnienie będzie dotyczyć pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, którzy przez co najmniej 4 godziny dziennie użytkują w pracy monitor (w przypadku pracowników dla których dobowa norma jest niższa, np. niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym będą to co najmniej 3,5 godziny dziennie takiego użytkowania).
Przez zapewnienie pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok należy rozumieć zarówno zakupienie ich przez pracodawcę jak i refundację kosztów ich zakupu poniesionych przez pracownika.Co istotne, zarówno zakupienie bezpośrednio przez pracodawcę jak i refundacja musi dotyczyć okularów lub szkieł zgodnych z zaleceniem lekarza a nie każdych. Nie ma przy tym znaczenia, że okulary lub szkła kontaktowe będą wykorzystywane również w celach prywatnych.
W przepisach nie określono szczegółowych zasad, według których pracodawca musi wywiązać się z tego obowiązku. Przepisy nie regulują częstotliwości zakupu, czy refundacji okularów i szkieł kontaktowych, nie wskazują też na wysokość kosztu zakupu i refundacji. Pracodawca musi jednak pamiętać, że nie może ograniczać częstotliwości dokonywania refundacji zakupu okularów, w tym znaczeniu, ze za każdym razem, gdy wada wzroku pracownika ulegnie zmianie i konieczność wymiany szkieł zostanie potwierdzona przez lekarza, pracodawca ma obowiązek zapewnienia mu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza.
Zasady zakupu i refundacji okularów i szkieł kontaktowych pracownikom powinny zostać określone w regulaminie zakładowym. Wysokość refundacji może być miarkowana i pracodawca ma prawo zrefundować wydatek samodzielnie poniesiony przez pracownika ale przy uwzględnieniu nawet najniższych cen zakupu obowiązujących na rynku lokalnym. W praktyce, kwota refundacji w 2024 roku waha się od 250 zł do 450 zł.