Istotną kwestią, nie tylko dla pośredników w obrocie nieruchomościami, jest prawidłowe zawarcie umowy pośrednictwa z klientem. Sytuacja wydaje się prosta przy zawieraniu umowy z osobą fizyczną, natomiast problemy może stwarzać zawarcie jej ze spółką.
W takiej sytuacji pojawia się pytanie jak tego dokonać, aby umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomościamibyła zawarta w sposób ważny i skuteczny? Żeby odpowiedzieć na to postawione pytanie należy najpierw ustalić rodzajspółki z jaką mamy do czynienia, a następnie ustalić sposób jej reprezentacji.
Każda spółka prawa handlowego (nie zależnie czy jest to spółka kapitałowa posiadająca osobowość prawną czy też spółka osobowa nie posiadająca takiej osobowości) jest odrębnym bytem prawnym od osób fizycznych, które daną spółkętworzą. Wszystkie czynności w jej imieniu dokonują wspólnicy spółki lub osoby, które zostały do tego wyznaczeni, tj. osoby, które są powołane do ich organów. Ważne jest aby dana osoba, która zawiera z nami umowę pośrednictwa w obrocie nieruchomościamiw imieniu spółki posiadała stosowne do tego umocowanie. Co do zasady zawarcie umowy w imieniu spółki i na rzecz spółki przez osoby do tego nieupoważnione, nawet zgodne z interesem danej spółki będzie skutkowało jej nieważnością. Dlatego bardzo ważne jest, aby przed podpisaniem umowy sprawdzić, czy osoba, która reprezentuje naszego kontrahentabędącego spółką jest władna tego dokonać.
W zależności od rodzaju spółki, wszelkich zewnętrznych czynności prawnych, a w tym zawierania umów w imieniu spółki, może dokonać wspólnik, osoba wchodząca w skład jej zarządu , prokurent lub pełnomocnik. Dlatego tak istotne jest zapoznanie się ze sposobem reprezentacji obowiązującym w danej spółce oraz danymi osób uprawnionych do złożenia podpisów przed zawarciem umowy. Z zasady wszelkie informacje dotyczące sposobu reprezentacji powinny być ujawnione w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dalej „KRS”). Dla ważności zawieranej umowy zobowiązani jesteśmy sprawdzić (już na etapie negocjacji) sposobu reprezentacji spółki kontrahenta. Dokonanie takiej weryfikacjidopiero po zawarciu umowy będzie działaniem spóźnionym, co może doprowadzić do przysporzenia obu stronom wielu problemów, nie tylko natury prawnej.
Przepisy kodeksu cywilnego, które odnoszą się do braku umocowania podczas zawierania umowy zostały zawarte w art. 39 § 1 kodeksu cywilnego oraz art. 103 § 1 kodeksu cywilnego, w następującym brzmieniu:
art. 39 § 1. Jeżeli zawierający umowę jako organ osoby prawnej nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w której imieniu umowa została zawarta.
art. 103 par. 1 Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.
W przypadku przepisu zawartego w art. 39 § 1 kodeksu cywilnego mamy do czynienia z sytuacją braku umocowania albo przekroczenia jego zakresu przez organ osoby prawnej, art. 103 § 1 kodeksu cywilnego odnosi się zaś do pełnomocnika. W obu sytuacjach ważność umowy uzależniona jest od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w której imieniu dana umowa została zawarta. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, jeśli umowa została zawarta przez osobę, której nie można w żaden sposób utożsamiać z organem danej osoby prawnej lub pełnomocnikiem takiej osoby, to umowa jest nieważna. Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia gdy osoba podpisująca daną umowę nie jest w rzeczywistości członkiem zarządu lub umowa taka została podpisana przez jednego członka zarządu, podczas gdy w danej spółce obowiązuje zasada reprezentacji łącznej.
Tak jak już to zostało wskazane niezbędne jest aby przed podpisaniem umowy upewnić się, że osoba występująca w imieniu spółki dysponuje wszelkimi dokumentami wskazującymi na sposób reprezentacji. W przypadku większości spółek będzie to aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub pełnomocnictwo szczegółowe do podpisania danego rodzaju umowy. Wyjątkiem będzie spółka cywilna, którą sprawdza się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Co do zasady wszelkie informacje dotyczące spółki prawa handlowego muszą być wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (wyjątkiem jest spółka cywilna, której dane można ustalić tylko w CEIDG). W KRS znajdziemy wszelkie dane na temat spółki, w tym informacje o jej organach
(o ile je posiadają) oraz sposób reprezentacji.Dostęp do obu rejestrów (KRS i CEIDG) jest nieograniczony i nieodpłatny i odbywa się w formie wirtualnej pod następującymi adresami:
- https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/oraz
- https://aplikacja.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx
W relacjach handlowych ważne jest, aby opierać się na danych, które zostały ujawnione w KRS lub CEIDG, nie zaś wyłącznie na tych, które podaje kontrahent. Istnieje bowiem domniemanie prawne, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Jeżeli dane zostały wpisane do rejestru niezgodnie ze zgłoszeniem podmiotu lub bez tego zgłoszenia, podmiot ten nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeśli zaniedbał niezwłocznego wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu.
Poniżej załączona tabela przedstawia zwięźle wskazane sposoby reprezentacji spółek osobowych, kapitałowych i cywilnej.
| Rodzaj Spółki | Reprezentacja |
| Spółka cywilna | Spółkę może reprezentować każdy wspólnik. Szczegółowe zasady reprezentacji można określić w umowie spółki. |
| SPÓŁKI OSOBOWE | Reprezentacja spółki powierzona jest głównie jej wspólnikom. |
| Spółka jawna | Spółkę może reprezentować każdy wspólnik. Szczegółowe zasady reprezentacji można określić w umowie spółki. |
| Spółka partnerska | Spółkę może reprezentować każdy partner. Inny sposób reprezentacji można określić w umowie spółki. Możliwe powołanie zarządu. |
| Spółka komandytowa | Spółkę może reprezentować każdy wspólnik będący komplementariuszem. Komandytariusz może działać jako pełnomocnik. |
| Spółka komandytowo- akcyjna | Spółkę może reprezentować każdy wspólnik będący komplementariuszem. Akcjonariusz może działać jako pełnomocnik. |
| SPÓŁKI KAPITAŁOWE | Reprezentacja spółki powierzona jest organom. |
| Spółka z o.o. | Spółkę reprezentuje jej zarząd. |
| Spółka akcyjna | Spółkę reprezentuje jej zarząd. |
| Prosta spółka akcyjna | Spółkę reprezentuje jej zarząd lub rada dyrektorów. |
Podsumowując, powyżej opisane zagadnienie, każdy, niezależnie od tego, czy jest osobą prywatną, czy przedsiębiorcą, decydując się na zawarcie umowy ze spółką, musi pamiętać, aby zawczasu sprawdzić sposób jej reprezentacji.Złożenie podpisu przez osobę, która nie jest do tego upoważnionapowoduje nieważności takiej umowy. Zasadą jest, że spółki kapitałowe reprezentowane są przez zarząd, zaś spółki osobowe reprezentowane są przez wspólników. Istotne również jest to, że za każdą z nich może działać także prokurent lub pełnomocnik. Z racji tego, że w niemalże każdym wypadku, co obrazuje powyższa tabela, możliwe jest ustanowienie różnorakich sposobów i wariantów reprezentacji, przed zawarciem umowy należy obowiązkowo zapoznać się z aktualnymi danymi na temat spółki zgromadzonymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowym Rejestrze Sądowym.
Opisane powyżej czynności mają również zastosowanie do sytuacji gdy stroną umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami będzie fundacja lub stowarzyszanie, które wpisywane są do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych,fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego.