Zmiany w prawie pracy

1. Nowe kompetencje PIP

Senat przyjął bez poprawek nowelizację ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Ustawa oczekuje na podpis Prezydenta.

Reforma nadaje Państwowej Inspekcji Pracy uprawnienia do zamiany pozornych umów cywilnoprawnych i B2B w umowy o pracę w drodze decyzji administracyjnej. Według nowych regulacji inspektor pracy – w razie stwierdzenia nieprawidłowości – będzie miał możliwość w pierwszej kolejności wydania polecenia dot. funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub niezawarcia umowy o pracę – w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy. Przed wydaniem polecenia będzie jednak zobowiązany do wysłuchania stron.

Jeśli polecenie nie zostanie wykonane, będzie miał możliwość wystąpienia do okręgowego inspektora pracy o wszczęcie postępowania administracyjnego, które będzie mogło zakończyć się wydaniem decyzji o przekształceniu umowy. Będzie mógł również zamiast wydawania decyzji skierować powództwo do sądu. Po decyzji inspektora strony (pracodawca i pracownik) będą mogły zawrzeć umowę o pracę. Jeżeli taka czynność zostanie dokonana i uzyska aprobatę inspektora pracy, postępowanie zostanie zakończone bez potrzeby podejmowania dalszych czynności administracyjnych.

Strony będą mogły też ukształtować łączący je stosunek cywilnoprawny – w zakresie jego treści lub sposobu realizacji – w taki sposób, aby usunąć elementy charakterystyczne dla stosunku pracy oraz wyeliminować zarzuty niezgodności z przepisami prawa pracy. Inspektor pracy zostanie wyposażony w kompetencję do dokonania oceny prawidłowości realizacji wydanego polecenia. W przypadku oceny pozytywnej postępowanie również zostanie zakończone.

Ocena negatywna stanowić będzie podstawę do wszczęcia przez okręgowego inspektora pracy postępowania administracyjnego i albo wydania decyzji ustalającej istnienie stosunku pracy, albo wytoczenia powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy. W trakcie postępowania uwzględniana ma być wola stron, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem – w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego albo nie zmierza do obejścia prawa.

Odwołanie od decyzji okręgowego inspektora pracy do sądu będzie można wnieść w terminie 30 dni. Ustawa przewiduje, że rozpatrzenie odwołania przez sąd ma nastąpić w ciągu miesiąca. Do czasu prawomocnego orzeczenia decyzja inspektora będzie wstrzymana. Nowelizacja nie wprowadza więc rygoru natychmiastowej wykonalności decyzji inspektora, jak zakładała pierwsza propozycja zmian w ustawie o PIP.

W postępowaniu administracyjnym dotyczącym decyzji, od której służy odwołanie, będzie można nadać rygor natychmiastowej wykonalności jedynie wobec osób objętych szczególną ochroną pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę. To np. kobiety w ciąży.

Ponadto, podmiot, który przed dniem wejścia w życie ustawy zawarł z osobą wykonującą pracę np. umowę cywilnoprawną, mimo że spełnia wszystkie cechy stosunku pracy i który w terminie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie dobrowolnie doprowadzi do stanu zgodnego z prawem – zawarcia umowy o pracę – nie będzie podlegał odpowiedzialności, wynikającej z Kodeksu pracy.

Etap Legislacyjny: Ustawa oczekuje na podpis Prezydenta. Ma wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem art. 1 pkt 6 lit. b i pkt 17, art. 9–12 oraz art. 17, które wchodzą w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, przy czym:

Art. 1 pkt 6 lit. b Ustawy stanowi, że „Główny Inspektor Pracy: 1) opracowuje wieloletnią strategię budowania zdolności i poprawy warunków pracy Państwowej Inspekcji Pracy, obejmującą w szczególności: a) rozwiązanie problemu nieobsadzonych etatów, b) wprowadzenie narzędzi informatycznych na potrzeby skutecznych kontroli, c) opracowanie: – metod zarządzania i narzędzi oceny ryzyka, aby kontrole były ukierunkowane i skuteczne, – planu szkoleń dla pracowników w zakresie wdrażania nowych przepisów, standardów operacyjnych i narzędzi informatycznych; 2) przedkłada strategię do zatwierdzenia Radzie Ochrony Pracy”.

Art. 1 pkt 17 Ustawy stanowi, że „Główny Inspektor Pracy określi, w drodze zarządzenia, metody i standardy zarządzania kontrolami Państwowej Inspekcji Pracy”.

Art. 9-12 Ustawy stanowią, że:

„Art. 9. Główny Inspektor Pracy, niepóźniej niż w terminie miesiąca od dnia wejścia w życie niniejszego przepisu, uzyska zatwierdzenie strategii, o której mowa w art. 18 ust. 8 ustawy zmienianej w art. 1.

Art. 10. Główny Inspektor Pracy, niepóźniej niż w terminie miesiąca od dnia wejścia w życie niniejszego przepisu, przeprowadzi audyt bezpieczeństwa informatycznego w Państwowej Inspekcji Pracy i sporządzi raport z audytu.

Art. 11. Główny Inspektor Pracy, Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Szef Krajowej Administracji Skarbowej, niepóźniej niż w terminie miesiąca od dnia wejścia w życie niniejszego przepisu, utworzą, w drodze porozumienia, i powołają międzyinstytucjonalny zespół zadaniowy do spraw oceny ryzyka w celu zwiększenia skuteczności kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Art. 12. Główny Inspektor Pracy przedłoży z urzędu Marszałkowi Sejmu oraz na wniosek ministrowi właściwemu do spraw pracy: 1) zarządzenie, o którym mowa w art. 37aa ustawy zmienianej w art. 1 – niepóźniej niż w terminie miesiąca od dnia wejścia w życie niniejszego przepisu Marszałkowi Sejmu oraz w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku ministrowi właściwemu do spraw pracy; 2) raport z audytu i porozumienie, o których mowa odpowiednio w art. 10 i art. 11 – niepóźniej niż w terminie 7 dni od upływu terminów, o których mowa odpowiednio w art. 10 i art. 11, Marszałkowi Sejmu oraz w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku ministrowi właściwemu do spraw pracy.”

Art. 17 Ustawy stanowi, że „1. Do zamówień na usługi lub dostawy udzielanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych do dnia 31 grudnia 2026 r. w związku z zapewnieniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 68ac ustawy zmienianej w art. 5, nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z późn. zm.5) ).

2. Zamawiający, w terminie 7 dni od dnia udzielenia zamówienia, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych informację o udzieleniu tego zamówienia, w której podaje: 1) nazwę i adres siedziby zamawiającego; 2) datę i miejsce zawarcia umowy lub informację o zawarciu umowy drogą elektroniczną; 3) opis przedmiotu umowy, z wyszczególnieniem odpowiednio ilości rzeczy lub innych dóbr oraz zakresu usług; 4) cenę albo cenę maksymalną, jeżeli cena nie jest znana w chwili zamieszczenia ogłoszenia; 5) okoliczności faktyczne uzasadniające udzielenie zamówienia bez zastosowania przepisów o zamówieniach publicznych; 6) nazwę (firmę) podmiotu albo imię i nazwisko osoby, z którymi została zawarta umowa”.

2. Nowe zasady dotyczące zwolnień lekarskich, możliwość korzystania ze zwolnienia lekarskiego w jednym miejscu pracy oraz wykonywania pracy u innego pracodawcy

W dniu 7 stycznia 2026 roku prezydent Polski podpisał ustawę wprowadzającą zmiany w zakresie zwolnień lekarskich, przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania tych zwolnień oraz orzecznictwa lekarskiego w ZUS. Nowe przepisy wchodzą w życie w różnych terminach.

• Zmiany, które weszły w życie 26 stycznia 2026 roku

Doprecyzowane zostały przepisy dotyczące kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich. Pozwoli to wyeliminować wątpliwości uczestników postępowania związanego z kontrolą zaświadczeń lekarskich, wynikające z aktualnego brzmienia przepisów ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Zmiany usprawniają również kontrolę na etapie gromadzenia dowodów niezbędnych do ustaleń lekarza orzecznika ZUS. W szczególności:

1. jednoznacznie wskazano na uprawnienie ZUS do kontrolowania w powyższym zakresie zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny;
2. wprowadzono możliwość żądania przez ZUS od ubezpieczonego udzielenia wyjaśnień i informacji w sprawie, na potrzeby kontroli zaświadczenia lekarskiego.

Ponadto doprecyzowano działania możliwe do podjęcia przez ZUS w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wystawianiu zaświadczeń lekarskich. W szczególności:

1. wprowadzono możliwość udostępniania właściwym jednostkom organizacyjnym samorządu zawodowego lekarzy i lekarzy dentystów – dla celów postępowania w przedmiocie odpowiedzialności zawodowej lekarza i lekarza dentysty – danych, informacji oraz dokumentów zgromadzonych przez ZUS w postępowaniach związanych z kontrolą zaświadczeń lekarskich oraz w postępowaniach związanych z cofnięciem upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich;
2. przekazano do właściwości ZUS rozpatrzenie środka odwoławczego od decyzji o cofnięciu upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich i zastępiono odwołanie do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wnioskiem do Prezesa ZUS o ponowne rozpatrzenie sprawy.

• Zmiany wchodzące w życie 13 kwietnia 2026 r.

1. Regulacja kwestii związanych z podejmowaniem przez świadczeniobiorców określonych czynności w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim.

Nie zmieni się obowiązująca obecnie zasada, że ubezpieczony traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia lekarskiego od pracy, jeśli w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową. Zmieni się, a właściwie będzie precyzyjniej wyrażona, druga przesłanka do utraty prawa do zasiłku. Ubezpieczony utraci zasiłek chorobowy, jeżeli będzie podejmował aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia (obecnie jest to wykorzystanie zwolnienia od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia).

Ponadto wprowadzono do ustawy definicje pracy zarobkowej oraz pojęcie aktywności niezgodnej z celem zwolnienia, których wykonywanie albo podejmowanie może spowodować utratę prawa do zasiłku chorobowego. Pracą zarobkową, powodującą utratę zasiłku chorobowego, będzie każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności. Co ważne, istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy. Z kolei aktywnością niezgodną z celem zwolnienia od pracy będą wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego lub czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności.

Sformułowanie tych definicji w przepisach prawa ma na celu doprecyzowanie przesłanek utraty prawa do zasiłku, a tym samym uregulowanie okoliczności, których wystąpienie nie powoduje takiego skutku.

• Zasady przeprowadzania kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich

Nadal kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem będą mogli przeprowadzać płatnicy składek (uprawnieni do wypłaty zasiłków) i Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W przepisach wskazano jednoznacznie, że uprawnienie do kontrolowania dotyczy zarówno zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, jak i zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny. Ponadto doprecyzowano, że kontrolą mogą być obejmowane również osoby po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego. Kontrolerzy uzyskają uprawnienia do legitymowania osoby kontrolowanej w celu ustalenia tożsamości. Będą też uprawnieni do wstępu do miejsca przeprowadzania kontroli oraz do odbierania informacji od osoby kontrolowanej, jej płatnika składek oraz od lekarza leczącego.

Opisane zmiany wzmacniają transparentność procesu kontroli, co pomaga w eliminacji wątpliwości co do ich zakresu i stosowanych metod.

• Lekarze orzecznicy ZUS.

Do zakresu działania ZUS należy między innymi wydawanie orzeczeń dla potrzeb ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, innych świadczeń należących do właściwości ZUS, dla celów realizacji zadań zleconych ZUS na podstawie innych ustaw oraz kontrola orzecznictwa o czasowej niezdolności do pracy. Zadania te aktualnie realizowane są przez lekarzy orzeczników. Lekarze orzecznicy są pracownikami ZUS zatrudnionymi na podstawie umów o pracę. Wszyscy lekarze zatrudniani w ZUS muszą mieć tytuł specjalisty. Ustawa z dnia 18 grudnia 2025 r. wprowadza m.in.: możliwość zatrudniania pielęgniarek, pielęgniarzy oraz fizjoterapeutów do wydawania orzeczeń w określonych rodzajach spraw. W określonych ustawowo rodzajach spraw, poza lekarzami orzecznikami, orzeczenia będą mogły wydawać osoby wykonujące samodzielne zawody medyczne z tytułem specjalisty w dziedzinie fizjoterapii albo pielęgniarstwa,

• Zmiany wchodzące w życie od 1 stycznia 2027 r.

1. Zmiany w zakresie wystawiania zwolnień lekarskich (e-ZLA)

Aż do 1 stycznia 2027 r. zasadą jest, że w przypadku spełniania warunków do podlegania ubezpieczeniom społecznym z co najmniej dwóch tytułów do tych ubezpieczeń niezdolność do pracy z powodu choroby dotyczy każdego z tych tytułów. Dla każdego z tytułu wystawia się odrębne zwolnienie od pracy. Jeżeli więc ubezpieczony podlega ubezpieczeniom z kilku tytułów i jest chory, a okoliczność tą stwierdza lekarz poprzez wystawianie zwolnienia od pracy, to zwolnienia powinny być wystawione na każdy z tych tytułów.

Zmiana, która wejdzie w życie od 1 stycznia 2027 r., polega na tym, że lekarz – na żądanie ubezpieczonego – nie będzie miał obowiązku wystawienia zwolnienia lekarskiego z określonego tytułu, jeżeli praca zarobkowa w jednym z tych miejsc będzie mogła być wykonywana z uwagi na rodzaj tej pracy. Będzie to dotyczyło np. takiej sytuacji, w której ubezpieczony zatrudniony jest u dwóch pracodawców – np. u jednego na umowie o pracę, a u drugiego na umowie zlecenie – i w czasie, gdy będzie niezdolny do wykonywania pracy u jednego pracodawcy, u drugiego – ze względu na charakter pracy – będzie mógł świadczyć pracę. W takim przypadku ubezpieczony będzie zobowiązany poinformować płatnika składek (uprawionego do wypłaty zasiłków) o okresie, na który zostało mu wystawione zwolnienie od pracy z innego tytułu. W pozostałym zakresie zasady wystawiania zwolnień lekarskich nie zmienią się.

• Zasady i tryb wydawania orzeczeń

Zostaną wprowadzone jednolite regulacje odnoszące się do zasad i trybu wydawania orzeczeń dla celów ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, innych świadczeń należących do właściwości Zakładu oraz dla celów realizacji zadań zleconych Zakładowi na podstawie innych ustaw. W jednym akcie prawnym, tj. w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, zostały określone regulacje dotyczące postępowania związanego z wydaniem orzeczenia, niezależnie od celu, w którym jest wydawane orzeczenie, tj. dla potrzeb ustalenia prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych (np. renty z tytułu niezdolności do pracy) czy dla celów pozaubezpieczeniowych (np. trwałej niezdolności do pełnienia obowiązków sędziego). Zmiany w tym zakresie przyczynią się do przejrzystości regulacji prawnych (wobec aktualnego rozproszenia i różnego brzmienia przepisów w wielu aktach prawnych) oraz do standaryzacji postępowania orzeczniczego we wszystkich rodzajach spraw.

Etap legislacyjny: Ustawa podpisana przez Prezydenta. Wejście w życie 27 stycznia 2026 roku, 13 kwietnia 2026 roku oraz 1 stycznia 2027 roku

3. Staż pracy

W dniu 15 października 2025 roku Prezydent podpisał ustawę z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, której celem jest rozszerzenie w kodeksie pracy okresów zatrudnienia wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych wynikających ze stosunku pracy.

Nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadzają katalog okresów, które będą liczone do stażu pracy:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy z osobą prowadzącą działalność,
• okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
• okresy wykonywania umowy zlecenia, świadczenia usług, umowy agencyjnej oraz okres pozostawania osobą współpracującą,
• okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
• przebyty za granicą (udokumentowany) okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej.

Dotyczyć ma to również umów sprzed wejścia w życie nowych przepisów, a tym samym pracownicy, którzy w przeszłości pracowali na umowie zlecenie czy prowadzili działalność, również otrzymają nowe uprawnienia wynikające z zaliczenia tych okresów do stażu pracy.

Wymienione okresy mają być potwierdzane zaświadczeniami wydanymi przez ZUS. Zaświadczenie potwierdzające te okresy wydawać będzie Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jeżeli z jakiegoś powodu ZUS nie będzie w stanie wydać takiego zaświadczenia, pracownik będzie miał możliwość udowodnienia stażu własnymi dokumentami.

Etap legislacyjny: wejście w życie: 1 stycznia 2026 r. – dla pracodawców z sektora finansów publicznych, 1 maja 2026 r. – dla pracodawców spoza sektora publicznego.

W razie pytań, pozostajemy do dyspozycji.

Zespół Kancelarii Kulczycki, Puławska s. c.