Szanowni Państwo
Część z Państwa zapewne wdrożyła już Procedurę zgłoszeń wewnętrznych wymaganą ustawą o ochronie sygnalistów (od wskazanych w ustawie podmiotów), część jest w trakcie jej tworzenia i implementacji, a część dopiero zaczyna swoją „przygodę” z sygnalistami. Jednak stworzenie procedury i jej formalne wprowadzenie w spółce nie kończy procesu implementacji ani samej procedury, ani przepisów o ochronie sygnalistów, ale jest dopiero początkiem i punktem wyjścia do ich stosowania w danym podmiocie. Istotne jest więc odpowiedzenie sobie na pytanie, jak w praktyce stosować procedurę oraz przepisy ustawy.
W niniejszym newsletterze sygnalizujemy Państwu pewne kwestie praktyczne, na które warto zwrócić uwagę implementując procedurę i stosując ją w praktyce:
- Na co zwrócić uwagę, podając Procedurę do wiadomości osób zatrudnionych w spółce (w tym do osób zarządzających spółką)?
Istotne jest, aby komunikując informację o wprowadzeniu procedury, zwrócić uwagę na kwestie, które wskazują na zasadność i potrzebę tak jej wprowadzenia, jak i aktywnego korzystania z niej; nie traktując jej jako „zło konieczne” ani otwarte drzwi do „donosicielstwa”. Przy takiej komunikacji i jej formułowaniu warto pamiętać o tym, że zgłaszanie naruszeń ma służyć spółce jako całości, ponieważ daje możliwość eliminacji naruszeń prawa w ramach wewnętrznego postępowania, bez eskalacji takich nieprawidłowości na zewnątrz.
Ponadto, należy zwrócić uwagę na to, aby podczas stosowania Procedury nie skupiać się na tym i za wszelką cenę „drążyć” kim jest sygnalista, kto konkretnie zgłosił naruszenie, ale powinno się skupiać na treści samego zgłoszenia i to ono powinno być w centrum zainteresowania. Analiza zgłoszenia powinna skupiać się na zlokalizowaniu i wyeliminowaniu ewentualnych patologii, a nie na personaliach osób zgłaszających naruszenia czy odpowiedzialnych („kozłów ofiarnych”).
Niewłaściwe w naszej ocenie jest również budowanie w organizacji poczucia, że Procedura będzie co do zasady służyła „szkalowaniu”, „donosicielstwu”, pomawianiu innych osób – zwłaszcza tych, z którymi sygnalista jest skonfliktowany. Oczywiście, że mogą zdarzyć się przypadki, w których Procedura zostanie wykorzystana w niewłaściwy sposób – jednak po pierwsze: osoby tak działające nie będą sygnalistami w rozumieniu przepisów; po drugie zaś: należy zakładać, że takie sytuacje będą jednak niechlubnymi wyjątkami, a nie będą stanowić reguły.
Ogłaszając Procedurę warto sporządzić dla osób zatrudnionych krótki wyciąg najważniejszych informacji, takich jak to, jakie naruszenia można zgłaszać, jakimi kanałami i komu konkretnie (wskazując osoby, które będą się zajmowały przyjmowaniem i/lub rozpoznawaniem zgłoszeń). Niestety z doświadczenia wynika, że nie wszyscy faktycznie zapoznają się z całą treścią Procedury, więc takie resume pozwoli dotrzeć z najważniejszymi informacjami do większej liczby zatrudnionych.
- Potrzeba przeszkolenia osób zatrudnionych (a przede wszystkim tych, które będą przyjmowały i/lub rozpoznawały zgłoszenia), w jaki sposób powinno odbywać się i być prowadzone postępowanie wyjaśniające prowadzone w następstwie wpłynięcia zgłoszenia naruszenia.
Postępowanie wyjaśniające powinno mieć przede wszystkim na celu ustalenie, czy doszło do naruszenia, a zatem, czy zarzuty stawiane w zgłoszeniu są prawdziwe. Aby to ustalić konieczne jest przeprowadzenie quasi postępowania dowodowego – zebranie dowodów w postaci dokumentów, ale także rozmów z osobami mogącymi mieć wiedzę niezbędną w wyjaśnieniu sprawy.
Zwłaszcza w przypadku prowadzenia rozmów wyjaśniających, należy pamiętać o przeszkoleniu osób, które będą je prowadziły – nie tylko z przepisów ustawy czy zapisów wewnętrznej Procedury – ale także z praktycznych zasad prowadzenia takich rozmów. Należy bowiem pamiętać, że ww. czynności nie będą co do zasady wykonywały osoby, które są śledczymi i mają doświadczenie sądowe (czy inne pomocne) w tego typu sytuacjach, dlatego ich właściwe przygotowanie i nie rzucenie „na głęboką wodę”, będzie istotne nie tylko z punktu widzenia przestrzegania przepisów ustawy (jak np. zapewnienie poufności co do tożsamości sygnalisty, czy odpowiednia obsługa zgłoszeń anonimowych), ale również z punktu widzenia efektywności prowadzenia takiego postępowania i rozmów.
Powyżej zwróciliśmy uwagę tylko na najważniejszy naszym zdaniem wycinek kwestii praktycznych, jakie towarzyszyć mogą wprowadzaniu i stosowaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych i ustawy jako takiej.
W razie potrzeby, służymy pomocą, w tym również w zakresie przeprowadzenia szkolenia, o którym mowa powyżej – o ile oczywiście zgłosicie Państwo takie zapotrzebowanie.