Prezes UODO w najnowszym Biuletynie UODO 7-8/2026
opublikował Poradnik dla pracodawców – część I: Zakładowy
Fundusz Świadczeń Socjalnych
Prezes UODO rozpoczął w ten sposób cykl poradników skierowanych do pracodawców. Będą w nich prezentowane aktualne stanowiska Prezesa UODO dotyczące różnych aspektów ochrony danych osobowych w kontekście zatrudnienia. Pierwszy poradnik jest poświęcony przetwarzaniu danych osobowych w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Zasady funkcjonowania ZFŚS są uregulowane przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych), a w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych w ramach ZFŚS w pełni zastosowanie znajdą przepisy RODO. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania pochodzących z niego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z organizacją związkową albo w sytuacji, gdy u tego pracodawcy nie działa organizacja związkowa, z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Pracodawca również administruje środkami ZFŚS . To pracodawca decyduje więc o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w związku z gospodarowaniem środkami ZFŚS, a zatem jest ich administratorem i jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności tych procesów przetwarzania danych z RODO. Prezes UODO wyraźnie podkreśla, że uzgodnienie regulaminu z organizacją związkową albo z pracownikami wybranymi przez załogę nie implikuje uznania tych podmiotów w tym zakresie również za administratorów lub współadministratorów. Te podmioty nie decydują bowiem o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w ZFŚS.
Pracodawcy często tworzą komisje socjalne, które wspierają ich w wypełnianiu obowiązków w zakresie zaspokajania potrzeb bytowych, kulturalnych i socjalnych pracowników. Komisja socjalna nie jest odrębnym od pracodawcy administratorem danych przetwarzanych w ramach jej funkcjonowania. Członkowie komisji socjalnej, w tym reprezentant pracowników lub przedstawiciel organizacji związkowej, wykonując swoje zadania, mogą uzyskać dostęp do danych osobowych wyłącznie w celu realizacji zadań ustawowych i regulaminowych ZFŚS. Działają oni na polecenie pracodawcy jako administratora i nie mogą przetwarzać danych osobowych w zakresie wykraczającym poza udzielone przez niego upoważnienie. Art. 8 ust. 1b ustawy o ZFŚS wyraźnie wymaga aby do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, były dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Ponadto, osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości są odpowiednio do charakteru danych: art. 6 ust. 1 lit. c lub art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z art. 8 ustawy o ZFŚS. Oznacza to, że zgoda osoby, której dane dotyczą, nie stanowi właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych w ramach działalności ZFŚS, a tym samym nie jest wymagane pozyskiwania zgody na przetwarzanie danych od osób uprawnionych do świadczenia z ZFŚS lub osób prowadzących z nimi wspólne gospodarstwo domowe. Podstawowym celem przetwarzania danych osobowych w ramach ZFŚS jest przyznanie ulgowej usługi i świadczenia lub dopłaty z tego funduszu oraz ustalenie ich wysokości. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO), dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Biorąc pod uwagę rodzaj świadczenia oraz kryteria warunkujące jego przyznanie, pracodawca musi zapewnić zgodność z zasadą minimalizacji danych zarówno przy określaniu w regulaminie ZFŚS kryteriów warunkujących przyznanie świadczenia osobie uprawnionej, jak i później przy rozpatrywaniu konkretnych wniosków o udzielenie pomocy socjalnej. Dlatego pracodawca powinien przeprowadzić dokładną analizę czy zakres żądanych danych jest adekwatny, stosowny i ograniczony do tego co niezbędne. Powinno to znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie ZFŚS i wykorzystywanych na potrzeby rozpatrywania wniosków o udzielenie świadczenia odpowiednich formularzy. Jeżeli np. na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów potrzebny jest PIT małżonka, ustawa o ZFŚS umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do dokumentu, ale nie daje prawa do przechowywania jego kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również, takie dane jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu osoby uprawnionej ani do oceny sytuacji życiowej, rodzinnej czy też materialnej.
Pracodawca powinien również zminimalizować ryzyko przekazywania przez osoby uprawnione do świadczeń z ZFŚS z własnej inicjatywy nadmiarowych danych, np. przy składaniu wniosku o udzielenie zapomogi. W związku z tym pracodawca powinien w regulaminie ZFŚS jasno i precyzyjnie określić, jakie informacje są konieczne do rozpatrzenia wniosku, w tym stworzyć formularze wymagające podania tylko niezbędnego zakresu danych. Natomiast w razie przekazania przez osobę uprawnioną nadmiarowych danych osobowych, pracodawca powinien je niezwłocznie usunąć.
Pracodawca może żądać przedstawienia zaświadczenia potwierdzającego oświadczenie jedynie od osoby uprawnionej do świadczenia z ZFŚS (wnioskodawcy). Pracodawca nie może bezpośrednio zwracać się do innych podmiotów lub instytucji o potwierdzenie oświadczeń osoby uprawnionej do świadczenia z ZFŚS (wnioskodawcy).
Pracodawca w części może weryfikować oświadczenia składane przez osoby uprawnione do świadczenia z ZFŚS, które są jego pracownikami, na podstawie danych przetwarzanych w działach kadrowo-płacowych, gdyż w stosunku do nich jest instytucją potwierdzającą np. ich wysokość wynagrodzenia. Nie może to się jednak dziać bez woli lub wiedzy osoby uprawnionej do świadczenia z ZFŚS.
Zgodnie z art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z tego funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. Zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS oświadczenia dotyczące sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej składa osoba uprawniona do świadczeń z ZFŚS. Takie oświadczenie ta osoba składa również w zakresie wymaganych danych dotyczących członków rodziny osoby uprawnionej, którzy pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym. Oznacza to, że te osoby nie składają już odrębnych oświadczeń. Ustawodawca dał pracodawcy prawo do weryfikacji składanych oświadczeń, upoważniając go do żądania udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Takie potwierdzenie może się odbywać w szczególności na podstawie oświadczeń i za świadczeń.
Pracodawca musi spełnić obowiązek informacyjny wobec osoby uprawnionej Jeśli chodzi o członków rodziny osoby uprawnionej do świadczenia z ZFŚS, pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie, to Prezes UODO wskazuje, że zgodnie z art. 14 ust. 5 lit. c RODO, administrator jest zwolniony ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane prawem (przepisami prawa UE lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator), przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Taki charakter ma art. 8 ustawy o ZFŚS, gdyż określa on zasady pozyskiwania danych o członkach rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie z osobą uprawnioną do świadczenia z ZFŚS. Wobec tego można przyjąć, że pracodawca jest zwolniony z obowiązku informacyjnego wobec członków rodziny osoby uprawnionej do świadczenia z ZFŚS, pozostających z nią we wspólnym gospodarstwie domowym.
Ustawa o ZFŚS przewiduje, że pracodawca w ramach ZFŚS przetwarza dane osobowe (art. 8 ust. 1c): przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia czy też dopłaty z tego źródła oraz ustalenia ich wysokości; przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Od 4 maja 2019 r. przepisy nakładają na pracodawców obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia ZFŚS – nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania (art. 8 ust. 1d). Pracodawca jest zobowiązany również do usuwania danych osobowych, których dalsze przechowywanie jest zbędne.
Mając na uwadze wszystko powyższe, jeśli posiadacie Państwo Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, to powinniście zweryfikować regulamin ZFŚS i zasady jego funkcjonowania, pod kątem wymogów/opinii zawartych w powyższym stanowisku Prezesa UODO, zwłaszcza co do kwestii dotyczących zasad dokumentowania i zakresu przetwarzanych danych.